Що в ахейському війську вибухнула страшна сварка верховного полемарху...
Дуже складно уявити собі сучасний бізнес без ведення листового листування. Особливо це важливо у співпраці з міжнародними компаніями. Але часто написати діловий лист англійськоюбуває досить складно.
I don't like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.
Я не люблю залишати щось незавершеним. Мені абсолютно необхідно бачити, що відповідатиме кожен телефонний дзвінок і жоден лист не залишився без відповіді.
~ Alan W. Livingston
Як ви знаєте, мають свої особливості. У діловому листуванні англійською треба не просто показати знання мови, а й залагодити робочі моменти, дотримуючись певної структури та керуючись нормами ділового етикету.
У цій статті Ви дізнаєтесь, які ділові листи англійською існують, ознайомтесь із фразами та кліше. Також знайдете приклади та готові ділові листианглійською з перекладом.
Ділові листи англійською з перекладом
У діловому листуванні існують різні шаблони бізнес листів англійською залежно від теми та цілей листа.
Існує багато типів ділових листів, у нашій статті ми підібрали найпоширеніші з них
(Letter of Congratulation)
Часто відправляють співробітникам чи партнерам, щоб підкреслити їхній персональний внесок у розвиток галузі або щоб привітати з особистими досягненнями та пам'ятними датами.
| Приклад листа-вітання англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley October 01, 2015 Dear Mr Stanley, |
Від: пан Джон Льюїс, генеральний директор Ховерні Лтд 4567 Снейк стріт, Оакленд, Каліфорнія Кому: Ховард Стенлі Шановний пан Стенлі, |
Лист-запрошення (Letter of Invitation)
Найчастіше ділові Letter of Invitationвідправляють, щоб запросити на заходи, пов'язані з діяльністю компанії.
| Приклад листа-запрошення англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I'm confident will interest you. 3D технологія семінару визначила в московському Crocus Congress Centre на 13 червня 2010 року буде повторювати лекції послідовних key programmers і дизайнерів в області 3D-моделювання, з топиками, включаючи trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Ігор Петров, |
Шановний Чарлз Мілтон, Я хотів би запросити Вас на семінар, який я впевнений, Вас зацікавить. На семінарі, присвяченому 3D-технології, який відбудеться в Московському Крокус Конгрес Центрі 13 червня, прочитають лекції кілька ключових програмістів та дизайнерів з 3D-моделювання, включаючи трилінійну фільтрацію, згладжування та міпмапінг. Я додаю 3 квитки для Вас. Я сподіваюся, що Ви візьмете участь у семінарі, і я з нетерпінням чекаю на зустріч з вами. З повагою, Ігор Петров, |
Лист про прийом на роботу (Letter of Acceptance)
Letter of Acceptanceдуже бажано у Вашій поштовій скриньці, адже вона повідомляє Вас про прийняття на роботу.
| Приклад листа про прийом на роботу англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean February 15, 2016 Dear Mrs Lean Jane Tumin, |
Від: пані Джейн Тюмін, менеджер з персоналу Помертим 7834 Ірвінг стріт, Денвер, Колорадо Кому: пані Лін Шановна пані Лін З повагою, Джейн Тюмін, |
Лист-заява (Application letter)
Містить ваше та пропозицію себе як працівника. Не плутайте його з , про яке ми розповідали раніше!
| Приклад листа-заяви англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion Dear Sirs Kira Stan |
Від: пані Кіра Стен 7834 Іст стріт, Чикаго, Іллінойс Кому: «Тренд&Фешн» Шановні панове З повагою, Кіра Стен |
Лист-пропозиція (Commercial Offer)
Такий лист надсилається вашому потенційному діловому партнеру з вашими умовами та пропозиціями про співпрацю.
| Приклад листа-пропозиції англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Yours sincerely, Mr Dean Hipp |
Від: пан Дін Хіпп, генеральний директор Троянди для Вас 4567 Каміно стріт, Сан Дієго, Каліфорнія Кому: пані Ліннет, Шановна пані Ліннет З повагою, Дін Хіпп, |
Лист-скарга (Letter of Complaint)
Letter of Complaintмістить скаргу чи претензії на якість придбаного товару чи наданих послуг.
| Приклад листа-скарги англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd April 25, 2017 Dear Sirs, Yours faithfully, Jack Lupin |
Від: пан Джек Люпін 7834 17-а стріт, Детройт, Мічіган Кому: Електронікс Лтд Шановні пані та панове, Я пишу Вам, щоб повідомити про те, що вчора я отримав свій новий телевізор, який був доставлений Вашою службою доставки. Упаковка була без видимих пошкоджень, тому я підписав усі документи і сплатив суму, що залишилася. Але коли я відкрив упаковку, то виявив кілька подряпин на передній панелі. Я хотів би замінити телевізор на інший або повернути свої гроші. Будь ласка, повідомте мені про своє рішення протягом 2 днів. З повагою, Джек Люпін |
Лист-пробачення (Letter of Apology)
Лист-пробачення (англ. Letter of Apology) зазвичай вирушає у відповідь лист-скаргу, щоб вибачитися перед покупцем чи прояснити непорозуміння.
| Приклад листа-вибачення англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin April 28, 2017 Dear Mr Lupin, Yours sincerely, Mr Derek Smith |
Від: пана Дерека Сміта, генерального менеджера, Електронікс Лтд 9034 Комерс стріт, Детройт, Мічиган, США 90345 Кому: пан Джек Люпін Шановний пане Люпине, Нам було дуже неприємно дізнатися, що телевізор, який ми Вам доставили 24 квітня, виявився подряпаним. У нас немає жодних припущень, як це могло вийти, і тому ми просимо вибачення за цей неприємний інцидент і готові обміняти Ваш подряпаний телевізор на інший. З повагою, Дерек Сміт |
Лист для вираження жалю та співчуття (Letter of Sympathy)
Кожній людині дуже важливо відчувати підтримку у скрутну хвилину, будь то Ваш близький друг, колега чи діловий партнер.
Діловий лист-співчуття на англійською мовоюзазвичай складається з таких частин:
- Вираження співчуття у зв'язку з відходом із життя людини.
- Ваші спогади про нього, перерахування його позитивних якостей.
- Повторне вираження ваших співчуттів. Прохання звертатися до вас за допомогою, якщо виникне така потреба.
Бажано доповнити такий лист Вашими власними спогадами про людину або, якщо ви її не знали особисто, то тим добрим, що ви про неї знали чи чули.
| Приклад листа-співчуття англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Dear Mr Smith, Всі вечорні, щоб запобігти весільні новини з вашої wife's death… Всі працівники з нашого регіону мають бути їх support and condolences. Please don’t worry про upcoming projects і meetings which are coming up next month. Якщо це є будь-який report, що це вимагається, щоб отримати його з інших team members. Якщо ви думаєте, що ми можемо скористатися можливим вірою, щоб не зателефонувати в 12345678. Sincerely, |
Шановний пан Сміт Сьогодні вранці ми почули сумну новину про смерть вашої дружини... Усі співробітники нашого відділу висловлюють свою підтримку та співчуття. Будь ласка, не турбуйтеся про майбутні проекти та зустрічі, які з'являться наступного місяця. Якщо є якийсь звіт, який потрібний, я отримаю його від інших членів команди. Якщо є щось, чим ми можемо вам допомогти, будь ласка, зателефонуйте нам за номером 12345678. З повагою, |
Лист-прохання (Request letter/Enquiry Letter)
Лист-прохання або лист-запит надсилають, коли необхідно отримати інформацію про послугу чи товар, з'ясувати ціну чи умови доставки.
| Переклад на російську | |
|---|---|
| Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel Dear Sir or Madam I am looking forward to your reply, |
Від: пана Кена Сміта 9034 Комерс стріт, Детройт, Мічиган, США 90345 Кому: Готель ПаркІнн Шановний пані Пані Я б хотів забронювати одномісний номер у Вашому готелі з 1 по 10 серпня. Чи не могли б Ви повідомити мені вартість за одну ніч, включаючи сніданок та вечерю, якщо це можливо? У Вас є доставка з аеропорту та послуга оренди автомобіля? З нетерпінням чекаю на Вашу відповідь, |
Лист-відповідь на запит інформації (Reply to Information Inquiry/Reply Quotation)
У цьому листі міститься запитана інформація. Основне правило для Reply to Information Inquiryчітко відповісти на запитання у листі-запиті.
| Приклад листа-прохання англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith Dear Mr Smith Yours sincerely, Jennifer Watson |
Від: пані Дженніфер Вотсон, менеджер з продажу, Готель ПаркІнн 7834 17-а стріт, Тампа, Флорида Кому: пан Кен Сміт Шановний пан Сміт З повагою, Дженніфер Вотсон |
Як написати діловий лист англійською
Сьогодні ділові електронні листи англійською майже повністю замінили традиційний спосібкореспонденції.
Сучасне ділове листування відбувається переважно онлайн, особливо якщо ваші колеги чи партнери працюють в інших часових поясах. Комунікація у вигляді бізнес емейлів є невід'ємною частиною світового бізнес-процесу.
Тому дуже важливо знати не лише загальні правиланаписання ділових листів, але також їх культурні та стильові особливостіемейлів англійською.
Планування ділового листа англійською мовою.
Перш ніж приступити до написання ділового листа англійською, потрібно відповісти собі на запитання:
- Кому я пишу цей лист?
- Навіщо я пишу цей лист?
- Чи потрібно включати до листа специфічні деталі?
- Чи потрібна мені відповідь на лист?
Особливо обережним необхідно бути з інформацією, яку пересилаєте електронною поштою. Не потрібно надсилати конфіденційні дані електронною поштою, адже пошту часто зламують.
Структура ділового електронного листа англійською
Структура ділового листа англійською мовою.
Головними перевагами електронної пошти (e-mail) у порівнянні зі звичайною поштою, або snail-mail, «Равликовою» поштою, як її жартома називають по-англійськи, є її швидкість і пряма, без посередників, зв'язок з адресатом.
Ми відправляємо електронний листз метою отримання швидкої відповіді або очікуємо від адресата будь-яких швидких дій.
Важливо!
Електронний лист має бути коротким та містити зрозумілу адресату інформацію про основний зміст повідомлення.
Незалежно від того, чи є електронний лист формальним чи неформальним, він повинен мати чітку логічну структуру, яка представлена нижче.
Адреса відправника листа та адреса одержувача листа (Heading)
У верхньому рядку форми електронного повідомлення вводиться адреса електронної пошти ( e-mail address).
Слідкуйте за його правильністю, тому що за відсутності всього одного підкреслення або точки лист не дійде до адресата.
Тема листа (Subject)
Театр починається з вішалки, а email – з теми листа, що розміщується у спеціальному рядку зверху.
Постарайтеся вкластися в 5-7 слів і в той же час обов'язково вкажіть найважливішу деталь у темі листа, наприклад: Marketing Meeting Agenda(рус. План зустрічі з маркетингу)
Якщо вам важливо, щоб на лист відповіли швидко або звернули на нього особливу увагу, використовуйте слово URGENT(рус. Терміново!) або фразу PLEASE READ (укр. Будь ласка, прочитайте!)на початку теми вашого листа.
Також для наголошення на важливості листа можна використовувати значок High Importance (укр. дуже важливе), який додасть червоний знак оклику в рядок теми вашого листа.
Привітання та звернення (Salutation)
У діловому листі англійською дуже важливо написати правильно ім'я одержувача та його стать. Використовуйте для жінок звернення пані ( Ms) і пан ( Mr) для чоловіків.
У менш офіційній обстановці або після тривалого листування прийнятно називати одержувача на його ім'я.
Після звернення ставиться кома (двокрапка в Північній Америці). Можна взагалі не ставити розділові знаки, це стало модним у листах англійською мовою.
Основний зміст (Body)
У вступі ділового листа англійською зазвичай використовують дружнє вітання, подяку за виявлену увагу чи, іноді, починає формулюватися основна думка послання.
Наприклад:
Thank you for your prompt response(рус. Дякую за швидку відповідь)
Following last week’s presentation, I have decided to write to you…(укр. Після презентації минулого тижня я вирішив написати вам...)
I am writing to you regarding…(рус. Я пишу вам про...)
Після короткого вступу до першого абзацу формулюється основна думка Вашого листа в одному або двох реченнях. Використовуйте кілька коротких абзаців, щоб детальніше описати основні положення вашого повідомлення.
Якщо для цього достатньо одного абзацу, то не пишіть додаткові лише для того, щоб лист здавався довшим.
Заключна частина (Closing)
У заключному абзаці ділового листа англійською мовою необхідно зробити нагадування, вказати на терміновість запиту або подякувати за надану увагу, слід зазначити, які дії ви очікуєте від співрозмовника.
Наприклад:
Looking forward to your reply(рус. Чекаємо на Вашу відповідь)
Don't hesitate to contact me back if you have any questions(укр. Не соромтеся звертатися до мене, якщо у вас є питання.)
Кінець листа (Signature)
На завершення ділового листа англійською перед іменем ставиться завершальна фраза, зазвичай це слово Sincerely(рус. щиро).
Для листів до Великобританії, які починаються з фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir або Madam, завершальна фраза - Yours faithfully(рус. з повагою).
Для США підходить ввічлива та нейтральна фраза - Very truly yours(рус. Щиро Ваш). Якщо ви пишіть старому знайомому найбільш підходящою завершальною фразою буде - Cordially yours(рус. сердечно Ваш).
Якщо ви використовували розділові знаки(кома або двокрапка) у привітанні англійського ділового послання, то необхідно поставити кому і після завершальної фрази, перед Вашим ім'ям.
Якщо ви не використовували розділові знаки у привітанні англійською, то не використовуйте їх і після завершальної фрази, наприклад: Sincerely yours…або Багато thanks…
Діловий лист на англійській фразі, кліше
Написати офіційний лист англійською легко, якщо ви знаєте кліше та фрази для ділового листа та вмієте ними користуватися
Ми підібрали найпопулярніші фрази, які використовуються в бізнес листуванні. Докладніший список фраз для ділових листів Ви знайдете в нашій статті “Фрази для ділового листування англійською”. Також можна використовувати готові клішез прикладів ділових листів.
Фрази та кліше для ділового листування англійською з перекладом
Скорочення в бізнес листуванні
Але використовуйте такі скорочення обережно, тому що не всі люди з ними знайомі, і вас можуть неправильно зрозуміти.
Адреса електронної пошти англійською мовою
Перша частина електронної адреси(ми зараз говоримо про адреси ділових, не особистих) складається з прізвища та ініціалів людини, до якої ви звертаєтеся, або назви відділу/підрозділу, або, можливо, його скорочення.
Друга частина, яка слідує відразу за знаком @ (вимовляється at), – це назва ISP (провайдера інтернет-послуг), організації або скорочення цієї назви.
Зазвичай остання частина адресивключає назву домену в залежності від типу організації (наприклад, .coдля company, .ac– academic – для університету) або назви країни, з якої надіслано повідомлення (наприклад, .noдля Норвегії, .ukдля Великобританії і т. д.).
Ось кілька інших прикладів назв доменів:
- .biz - бізнес;
- .gov - Урядова організація;
- .org – некомерційна організація (наприклад, благодійна організація);
- .pro – професія (наприклад, медицина, право)
Готовий діловий лист англійською мовою з перекладом
Діловий лист на англійській мові
Користуючись прикладами готових ділових листів з перекладом, можна скласти власний відмінний лист англійською. Нижче наведено приклад електронного листа-прохання про надання інформації.
| Шаблон листа англійською | Переклад на російську |
|---|---|
| To: [email protected] CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving price list Dear Mr. Roger Gill, Ваше оголошення в May issue Aquarium Plants magazine is of great interest to us. Будьте як пізнати більше про свою компанію "продукції офісів і можуть бути отримані ваші найнижчими цінами. Це є нашим пристосуванням до наших клієнтів широким selection aquarium plants , і ми бачимо зацікавлені в новому плані. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, |
Кому: [email protected] Копія: Прихована: Дата: 30.10.2017 Тема: Отримати прайс-лист Шановний пане Роджер Гілл, Ми хотіли б знати більше про продукцію Вашої компанії та хотіли б отримати Ваш прайс-лист оптових цін. Ми прагнемо запропонувати нашим клієнтам найширший вибір акваріумних рослин, і тому ми цікавимося новими рослинами. Ми сподіваємось на швидку відповідь. Дякую. Олександр Попов, |
Поради при написанні ділового листа англійською мовою
Виконання простих правил написання бізнес листів англійською покращить якість спілкування всередині компанії та з клієнтами та агентами.
У сучасному світіділове листування набуло дещо іншого забарвлення, адже вже не потрібно довго чекати на відповідь і за допомогою електронної пошти можна блискавично вирішувати потрібні питання. Але і в електронного листування англійськоює свої правила та табу.
Правила гарного тону у діловому спілкуванні англійською мовою
Щоб уникнути помилок і нерозуміння у спілкуванні, дотримуйтесь дуже простих і ефективних правил листування.
Один лист до одного адресата.
Заповнюйте поле «Тема листа» адекватно його змісту.
Формулювання теми має точно відображати предмет листування. Вказівка теми заощаджує час адресата, дозволяючи йому одразу оцінити зміст одержуваного листа та оперативно прийняти рішення про його пріоритетність під час прочитання.
Точність адресації.
Правильне заповнення полів Кому (TO), Копія (СС), Прихована копія (BCC) – найважливіший інструмент оперативності та етичності спілкування.
Щоб не допускати помилок у роботі з цими полями, необхідно знати їхнє призначення, загальноприйняте в сучасному діловому середовищі:
- якщо ваше ім'я стоїть у полі прямого адресата («TO») – це означає, що від вас відправник листа чекає на відповідь на своє запитання;
- якщо в цьому полі поміщено кілька адресатів, то це означає, що відправник листа чекає на відповідь від кожного або від будь-якого з адресатів;
- якщо ваше ім'я поміщене в поле «СС» (carbon copy), це означає, що відправник хоче, щоб ви були в курсі питання, відповіді від вас він не чекає. Вступати в предмет листування, якщо ваше ім'я знаходиться у полі «СС», не слід. Якщо ви все-таки вирішите почати листування, то ознакою гарного тону почне лист вибаченням за втручання;
- у полі «BCC» (blind carbon copy) розміщуються адресати (приховані адресати), які мають бути в курсі листування, але їх поінформованість не повинна бути очевидною для прямих адресатів;
- надсилання листа із заповненим полем «BCC» передбачає попередню домовленість або подальшу інформованість автора листа та прихованих адресатів про причину та цілі такої форми поінформованості;
- прихованого адресата не слід вступати в предмет листування з поля BCC.
Використовуйте у листі привітання та персональне звернення до адресата.
Винятком є лише дуже швидкий у часі варіант листування (запитання-відповідь), який нагадує спілкування у форматі ISQ.
Персональне звернення наділяє листа індивідуальною спрямованістю, підвищує «включеність» Вашого адресата в предмет листування.
Адресат, який отримав лист – ЗОБОВ'ЯЗАН ВІДПОВІДІТИ.
Цикл листування складається з листа та відповіді. Якщо листування розростається до п'яти-десяти та більше повідомлень – це вже чат або форум.
Текст своєї відповіді слід розміщувати вгорі (на початку) листа, а не внизу. Це позбавляє адресата необхідності «прокручувати» попередній текст листування у пошуках написаної вами відповіді.
Заощаджуйте свій час і час Вашого респондента – пишіть листи, які потребують мінімум пояснень та з'ясування.
Зберігайте історію листування.
Не слід починати відповідь на лист адресата як новий лист (без збереження історії листування). Така відповідь змушуватиме одержувача витрачати час на пошуки початкового повідомлення.
Залишайте підпис та контактну інформаціюпісля кожного листа. Цим ви забезпечите для адресата можливість додаткового оперативного зв'язку у разі потреби.
Завжди перевіряйте орфографію листа!
Моторошне враження залишають листи від фахівців, з помилками.
Це дрібниці, якими про нас судять наші клієнти і якими складається думка про співробітників всередині компанії.
Обсяг вкладень, що пересилаються, не повинен перевищувати 3 МГб.
Більше об'ємні файли можуть створити проблеми, т.к. можуть не пройти через поштовий сервер одержувача.
Використовуйте універсальні кодування: Zip або rar для файлів, що пересилаються. Інші розширення можуть блокуватися або відрізатися під час пересилання та створювати проблеми для адресата.
7 головних табу ділового листування англійською мовою
Ділова листування - жінка примхлива і вимоглива. Ви можете спілкуватися зі своїми партнерами за допомогою електронної пошти або надсилати офіційні листи з логотипом компанії в красивих конвертах на папері корпоративного кольору, але лише кілька нюансів можуть занапастити всі ваші намагання налагодити комунікацію з потрібними вам людьми.
Табу №1 Писати розлого і ні про що.
Короткість у діловому світі – це не лише сестра таланту, а й найкраща подруга ефективної співпраці. Максимально комфортний при прочитанні об'єм листа, що укладається "в один екран", максимум - в об'єм тексту одного аркуша формату А-4.
Якщо одержувач з перших рядків не зацікавиться вашим листом – він навряд чи буде турбувати себе складанням відповіді або розглядом вашої ділової пропозиції.
Якщо ж ви є діловими партнерами, то великі послання можуть бути сприйняті як неповага до одержувача - адже ви байдуже ставитеся до одного з найцінніших ресурсів світу бізнесу - часу. Тож чи варто підтримувати з вами ділові зв'язки?
Не пишіть довгі, заплутані листи. Довгі листи не дають шансу кореспондентові розібратися у суті питання. Тому виправлення готового листа обов'язковий етап роботи, який допоможе уникнути непорозумінь та плутанини. Перечитайте текст і переконайтеся, що немає двозначних фраз або пропозицій.
Табу № 2 Починати з негативу
Не можна починати листа зі слів: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you thatта подібних.
Як би не хотілося вам повідомити спочатку про проблему, не варто цього робити одразу після привітання, інакше ваш “Dear Mr. Smith”може придбати раптову алергію на відкриття листів від вашої компанії, незважаючи на всю стриманість справжнього англійського джентльмена.
Табу №3 Використовувати скорочення
Милі фрази, які заощаджують час і додають теплоти вашому посланню, краще використовувати у дружньому неформальному листуванні.
Наведемо приклади таких фраз:
CU(рус. Побачимося)
thx/TX(рус. дякую)
RUOK?(укр. Ти в порядку?)
FYI(рус. до відома)
Забудьте про них, коли складаєте діловий лист. Виняток може бути скорочення для електронного ділового листа. Але насамперед слід переконатися, що одержувач добре орієнтується серед усієї різноманітності скорочень.
Наявність смайлів у діловому листі – не обговорюється. Просто подумайте, чи поставилися б ви серйозно до ділового партнера, який прикрасив би своє послання такими мистецтвами: :-O:-(:-<:-/ ?
Табу № 4 Забути про вкладення
Забути попередити одержувача про файли, що додаються (в електронному листуванні) неприпустимо! У паперовому варіанті ділового листа, як правило, також ухвалено об'ємні документи супроводжувати короткою інформацією про їх зміст.
Якщо ж надсилаєте листа електронною поштою і не акцентуєте увагу на тому, що до листа додаються документи, гарантія того, що одержувач їх відкриє, майже дорівнює нулю.
Корисні фрази:
We enclose / are enclosing(рус. Ми додаємо / вкладаємо…)
We are sending you ... under separate cover(рус. Ми надсилаємо вам... в окремому документі)
Please enclose ... with your reply(укр. Будь ласка, додайте/вишліть... з відповіддю)
Enclosed you will find a copy of the contract…(укр. У вкладеннях ви знайдете копію контракту…)
Табу № 5 Жартувати та іронізувати.
Не дозволяйте собі іронії у листах. Це межує із грубістю. У діловому листуванні така вільність як гостроти не допускається.
Табу №6 Експериментувати з форматом
Грати з форматуванням та використовувати кольоровий або нестандартний шрифт небажано.
Це не додасть вашого листа оригінальності, більше того, вкаже на вашу несерйозність.
Табу № 7 Панібратувати
Використовувати прощання "Best wishes / Best regards"(рус. Всього хорошого) у листі до незнайомих чи малознайомих людей не можна!
Навіть якщо ви щосереди відправляєте листа якомусь Mr. Freeman, це не робить вищезазначеного Mr. Freemanвашим близьким другом.
Краще закінчувати лист нейтральним Yours faithfully(якщо не знаєте, як звати одержувача) або Yours sincerely(якщо ім'я отримувача Вам відоме).
На закінчення:
Хороший стиль у написанні листів дисциплінує так само, як і щоденне чищення зубів. Тому дотримуйтесь ділового стилю, дотримуйтесь всіх правил бізнес-листування і з Вами завжди буде приємно мати справу.
А якщо Ви досі відчуваєте невпевненість у діловому спілкуванні, рекомендуємо пройти в нашій школі.
Як правильно написати електронний лист англійською та які фрази можна використовувати в email-повідомленнях? Про це ми й поговоримо.
Почнемо з того, що електронні листи, як правило, коротші за звичайні. Іноді можуть складатися всього з кількох рядків, але в цих рядках полягатиме сама суть. Тому здатність чітко формулювати свої думки - досить важлива навичка, необхідна при написанні email. Також відзначимо, що електронні листи зазвичай менш формальні, ніж друковані ділові листи, але, незважаючи на це, вам ніколи не вибачать надмірно фамільярний тон. У зв'язку з цим розглянемо ключові моменти, що допоможуть написати хороший email.
Subject line (тема email)
Обов'язково вказуйте тему листа у рядку Subject (Тема). Тема повинна відображати зміст вашого повідомлення. Добре, якщо в назву буде входити якесь ключове слово, яке допоможе адресату запам'ятати тему, а потім легко знайти потрібне серед інших листів.
Як розпочати email повідомлення?
З привітання та звернення. У діловому спілкуванні переважно використовувати:
Dear Mr.Jones, / Dear Ms.Jones, (Miss або Mrs по відношенню до жінки, як правило, не використовують, тому що не завжди відомо, заміжня вона чи ні);
Dear Sir, або Dear Madam, (використовується у разі, якщо ви не знаєте імені адресата);
Dear Sir or Madam, (Вживається в тому випадку, якщо ви не знаєте стать особи, до якої звертаєтеся);
To Whom It May Concern: («Кого це стосується» — цілком допустима фраза, якщо ви не знаєте, до кого звернутися з цього питання);
Dear partners, / Dear managers, і т.д.(використовується при зверненні до групи людей: Шановні партнери, Шановні менеджери, тощо);
Hi Nick, або Hello Nick, (припустиме вітання у діловому спілкуванні, якщо ви добре знайомі з адресатом і перебуваєте у дружніх стосунках).
У неформальних email-повідомленнях привітання – на ваш вибір.
Зверніть увагу, що після звернення може стояти кома або двокрапка. Двокрапка найчастіше використовується у строго-офіційних листах. Якщо ви використовуєте фразу To whom it may concern, то після неї завжди стоїть двокрапка.
Перша пропозиція у email-повідомленнях
Якщо ви відповідаєте на отриманий лист, то після привітання можна подякувати за повідомлення:
Будь ласка для вашого електронної пошти (посилання) з 11th July, asking about …(our tours to Italy). — Дякую за лист (від 11 липня) із запитанням про …
Будь ласка для вашого електронної пошти 11th July, enquiring about …(The upcoming TOEFL exam dates). — Дякую за лист із запитанням про …
Thank you for your email of 11th July concerning …(The Conference in Brussels). — Дякую за лист щодо …
Будь ласка для вас email 11th July regarding …(The upcoming meeting). - Дякую за лист щодо …
Thank you for your prompt reply.— Дякую за швидку відповідь.
Thanks for getting back to me.— Дякую, що мені відповіли.
Thank you for contacting нашої компанії.— Дякую за те, що звернулися до нашої компанії.
Якщо ви є ініціатором листа, то спочатку можна представитися, за умови, що ви не знайомі ( My name is Lana Golubenko), а потім повідомити мету вашого email:
I am writing in connection with …(Immigration to Australia). — Я пишу через …
I am writing to enquire about …(volunteering at your school). - Я пишу, щоб дізнатися про …
I am interested in …(joining your Nursing Program) and would like to know …(The start dates) . — Я цікавлюсь… і хотіла б знати…
I am writing in reference to …(My account at сайт). - Я пишу щодо ...
З посиланням на наш телефонний дзвінок на friday, я хотів би, щоб дізнатися, що…(Your article has been selected for publication.). — Щодо нашої телефонної розмови у п'ятницю, я б хотіла дати вам знати, що …
Заключна репліка
Ваша заключна репліка покаже, які дії ви очікуєте від співрозмовника.
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу не усвідомити contact me.— Якщо ви маєте будь-які питання, будь ласка, зв'яжіться зі мною.
I look forward to hearing from you.
I look forward to your reply.— З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
Thank you for your cooperation.— Дякую за співпрацю.
Як завершити email повідомлення?
Останній крок – грамотно закінчити лист:
Yours faithfully,(якщо ви зверталися до адресата Dear Sir / Dear Madam) - Щиро Ваш;
Yours sincerely,(якщо ви зверталися до адресата на ім'я Dear Mr.Jones) - З повагою;
Kind regards,- З повагою.
Regards,— З повагою…
Yours Truly,— Щиро Ваш…
Sincerely Yours,— Зі щирою повагою…
Вкладення
Якщо в листі є вкладення, слід обов'язково вказати на це у своєму email-повідомленні:
Please find attached …(photos from the conference). - Будь ласка, знайдіть у вкладенні...
I am attaching …(My CV for your consideration). - Я додаю …
I am sending you …(The Brochure) як attachment.— Я надсилаю вам… у вкладенні.
Ми розглянули основні моменти, які допоможуть грамотно написати електронний лист ділового стилю. Неформальні email-повідомлення, хоч і мають свої особливості, пишуться у вільній формі і допускають вживання сленгу та різного роду скорочень.
Електронні листи ділового стилю. Зразки
Пропоную вам як приклад зразки електронних листів ділового стилю:
Наступні вирази найчастіше використовуються для написання офіційних електронних листів:
1. Якщо ми хочемо прикріпити файл, то вказуємо:
Pleasefindattached– Просимо прийняти у вкладенні
Please find attached my resume. – Прошу прийняти у вкладеннімоє резюме.
Please find attached photos from the conference. – Прошу прийняти у вкладенніфотографії з конференції.
2. Якщо ми хочемо переслати (перенаправити) листа, використовуємо вираз:
I`ve forwarded ________ to you. - Я перенаправив вам ________.
I`m forwarding ________ to you. - Пересилаю Вам _______.
I`ve forwardedBill`s resume to you. -Я перенаправив Вам резюме Білла.
I`m forwardingJohn`s email to you. -Пересилаю Вамелектронний лист Джона.
3. Якщо хочемо відзначити когось у копії листа, то використовуємо вираз:
(name) on this email |
– Я відзначив (ім'я) у копії цього електронного листа.
I` ve cc` d Umar on this email. – Я відзначив Умара у копії цього електронного листа.
* We`ve copied Umar tokeephimintheloop. – Ми відзначили Умара у копії листа для того, щоб тримати його в курсі.
Please keep me in the loop. -Будь ласка, тримай мене в курсі.
4. Наступний вираз допоможе підвести лист до завершення:
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me. -У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me.
Sincerely,
Джон –
У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
З повагою,
Джон
5. Для того, щоб закінчити лист, використовуємо такі вирази:
I look forward to | hearingfromyou- Чекаю від Вас відповіді. meetingyou– Чекаю на зустріч з Вами. yourreply– Чекаю на Вашу відповідь. |
Look forward to + verb + ing- Чекати (з нетерпінням)
Для завершення електронного листа використовуємо такі вирази:
KindRegards (Regards) - З найкращими побажаннями, з повагою
WarmWishes — З найкращими побажаннями
YoursTruly- Щиро Ваш, з повагою.
English Joke
Розпочинаючи в cheap restaurant tried to make conversation with man beside him at counter.
"Awful rainy spell-like the flood."
"The flood?" The tone була polite, але inquiring.
"The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat."
Інший bit off half slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:
"Hain't read to-day's paper yit."
Щодня ми надсилаємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад: «Підемо на обід?». Іноді - , за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес чи сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дрібниці, на зразок друкарської помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.
Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, які здійснюються під час надсилання електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спочатку потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все гаразд, а потім натискати на кнопку «Відправити».
Ви набираєте не ту адресу
Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете надіслати досить особисті фотографії другові чи подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника чи замовника. І тільки після того, як лист пішов, з жахом розумієте, що зараз сталося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен із нас потрапляв хоча б раз у житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежній стороні, дизайнери – макети сайтів не тому клієнту тощо. Але коли це відбувається з нами – здається, земля йде з-під ніг.
На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, у тому самому Gmail, є функція . Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.
Ви забули про вкладення
Ви написали, що до листа додається файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до непорозуміння та вибачень. З одного боку, нічого страшного ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти листа. Щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:
Привіт Максиме! Надсилаю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:
Договір про надання послуг
Гіфку з котиком
Ви не думаєте про оформлення
Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одязі. Якщо хочете, щоб ваш лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змісту. На щастя сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися програмою Wix ShoutOut, вибрати відповідний шаблон і додати до нього свій текст. Жодних спеціальних знань не потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, хороша розсилка має свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора з email-маркетингу. Не дякуйте.
Ви не вказуєте тему листа
Тема листа виконує приблизно ту саму роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч із вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому надіслали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, пропозицію про роботу, макет сайту тощо. Пам'ятайте, що тема має бути чітко сформульованою, щоб при необхідності людина швидко відшукала ваш лист, і переконливою, щоб вона зацікавилася, якщо йдеться, припустимо, про розсилку. Нещодавно ми писали про те, якщо ви призабули - варто перечитати.
Ви не зберігаєте чернетки
Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а то вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все зникло. Або пишіть відразу в поштовому сервісі – тоді всі ваші нариси автоматично збережуться у папці «Чернетки».
Ви поводитеся неввічливо
Чемність у листуванні важлива анітрохи не менше, ніж у житті. Ось основні правила, яких потрібно дотримуватись усім і кожному:
Завжди дякуйте відправнику за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятаєте, у дитинстві нас усіх навчали «чарівним» словам? Давайте не забуватимемо їх, незважаючи на те, що ми вже дорослі.
Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінова і важлива. Нервовість і закиди точно не приведуть ні до чого доброго.
Починайте та закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності залежатиме від того, з ким ви листуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки що» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі чи приятелю – можна обійтися без традиційного «З повагою».
Ви не вичитуєте текст
Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написаний лист, краще кілька разів. Сумніваєтеся щодо орфографії чи синтаксису – зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім разів відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за друкарські помилки і доводити, що ви насправді грамотний.
І до речі: якщо ви боїтеся випадково надіслати недописаний лист, спочатку напишіть весь текст повністю, а потім набирайте адресу одержувача.
Ви не ставите потрібних людей у копію листа
Давайте розберемося, хто може отримати ваш лист. Поле «Кому» – це основний отримувач. Поле «Сс» – людина, яка отримає копію. Він не відноситься до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче чи має бути в курсі. Поле Bcc - це приховані одержувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач не бачить. І тут треба бути обережним: можна переплутати Cс та Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигуть.
Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати закиди на тему «Як ти міг не додати мене до копії? Я ж працював над цим проектом два місяці! Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має якесь відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, проте до вас не буде жодних претензій.
Ви не підписуєтеся
Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все гаразд, а одержувач листа сидить і ламає голову, що то за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не примушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і він автоматично додаватиметься в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назву компанії, посаду та контактну інформацію, наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу – це хоч і реклама, але ненав'язлива.
Ви вибираєте невідповідний час
Писати листи ночами – не найкраща ідея. Причина перша: ви, напевно, жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити всі зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваш північний лист і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, якщо ви пишете ділові листи о третій годині ночі.
Наша порада: якщо не трапилося нічого важливого та термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю та в робочий час, як усі нормальні люди.
Потрібно для вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix – це просто та безкоштовно!
У сучасному світі електронна пошта вже не така популярна для особистого листування – цю нішу зайняли соціальні мережі та месенджери. Однак для ділового спілкування вона використовується, як і раніше, широко і відступати не збирається. З цієї статті ви дізнаєтеся про основні особливості ведення ділового листування англійською мовою, з яких елементів складається email, а також чого варто уникати в діловому спілкуванні.
Два види ділового листування англійською мовою
Кому взагалі потрібно вміти писати ділові листи англійською? Як правило, людям, яким це необхідно для роботи. Припустимо, ви влаштувалися в якусь компанію, в обов'язки входить листування англійською з різних робочих питань. Усі ділові листи можна умовно розділити на великі категорії:
- Листи у вільній формі.
- Листи за шаблоном: заявки, звіти тощо.
На мій погляд, є сенс навчитися писати листи у вільній форміа шаблонні листи простіше вивчити вже в процесі роботи, тому що вони скрізь різні і просто немає сенсу намагатися вивчити всі шаблони. Зазвичай, у кожному підприємстві є якесь “устаканившееся” уявлення про те, як слід писати різні заявки-звіти, навіть поздоровлення, а в 90% випадків просто набір готових бланків у форматі doc або xls, у яких потрібно лише підставляти цифри та прізвища.
З чого складається електронний лист англійською
Відправник листа англійською sender, одержувач – recepient, технічно електронний лист складається з кількох елементів:
- Subject- Тема листа. Пишеться коротко та зрозуміло, наприклад: Payment Confirmation – Підтвердження платежу. Якщо зміст листа прив'язаний до дати, її теж намагаються внести до теми: Farewell Party on April 21 – Прощальна вечірка 12 квітня.
- Body- Тіло листа, тобто зміст, сам текст. Докладніше розглянемо нижче.
- Attachment- Вкладення, доданий файл. Намагайтеся не робити вкладення з важкими файлами.
- CC- Копія листа. Якщо в полі “CC” додати адресу, цей одержувач також отримає повідомлення.
- BCC- Прихована копія. Адресат, доданий у поле “BCC”, отримає повідомлення, але інші одержувачі про це не дізнаються.
До речі, CCрозшифровується, як carbon copy- Машинописна копія. На друкарських машинках, якщо потрібно було зробити два однакові документи, під основний аркуш підкладали копіювальний папір (carbon paper) і другий аркуш. На виході виходило два однакові документи. Примірник під копірку і називався carbon copy.
Скорочення "CC" і "BCC" - привіт з епохи друкарських машинок
BCCрозшифровується, як blind carbon copy. На друкарських машинах іноді потрібно було зробити два однакові документи, але для різних одержувачів. У такому разі документ робили повністю під копірку, але поле з ім'ям отримувача залишали пустим. Його заповнювали на кожній копії окремо. Така копія без імені і називалася blind carbon copy, буквально сліпа машинописна копія.
Як прочитати вголос адресу електронної пошти англійською?
Важливий момент, який іноді не беруть до уваги. Іноді потрібно продиктувати email усно, наприклад, телефоном. Ось, що потрібно знати:
- Символ ‘ @’ читається як at, у жодному разі не dog!
- Крапка на адресу електронної пошти називається dot, а не point, full stopабо період(про різницю між цими словами читайте).
- Символ ‘-‘ читається як hyphen,іноді не цілком коректно називають dash(Dash - це тире, тобто більш довгий варіант hyphen).
- Символ ‘ _’ читається як underscore, Рідше: understrike, low dash, low line.
[email protected]– support at hotmail dot com
[email protected]– help hyphen me at gmail dot com (gmail читається як “джі мейл”, а не “гмейл”)
Як бачите, слова в адресах читаються просто як слова, а не за буквами як буває з іменами та прізвищами. Однак якщо в email входять , або незрозумілі набори букв, краще читати їх за літерами:
[email protected]– a l y o n u s h k a at nomail dot net
Я думаю, що якщо ви читаєте статтю про ділове листування, ви точно знаєте 🙂
Загальновідомі доменні зони com, net, org читають як слово не за буквами. Менш відомі, наприклад, ru, зазвичай за буквами.
[email protected]– example underscore address at mail dot r u
Композиція тексту email англійською мовою
Електронний лист довше, ніж “text” (так узагальнено називають СМС та повідомлення в месенджерах, сам процес листування – texting) і містить традиційні , але не варто ходити навколо та навколо, висловлюйте думку зрозуміліше.
Основні елементи email:
- Вітання– може включати звернення на ім'я до адресата, якщо воно відомо.
- Вступ- якщо ви не знайомі з одержувачем листа, коротко представтеся.
- Мета повідомлення- Перейдіть до справи і поясніть, навіщо звертаєтесь.
- Подробиці– якщо потрібно, згадайте важливі деталі. Якщо мається на увазі, що одержувач листа повинен, прочитавши його, щось зробити (виконати вказівку, зателефонувати комусь, відповісти, переслати листа тощо) напишіть про це ввічливо, але недвозначно.
- Підпис– лист традиційно закінчується якоюсь прощальною формулою ввічливості, вашим ім'ям, прізвищем, іноді вказівкою місця роботи, адреси та номера телефону, якщо доречно.
Розберемо докладніше вітання та підпис – вони пишуться шаблонно.
Варіанти привітання в електронному листі англійською
Найчастіше пишуть просто "Hello + ім'я":
Формальніше:
“Dear” – це не “дорогою\дорога”, як при зверненні до чоловіка чи дружини, а аналог нашого “шановний”. Зверніть увагу, що після "hello" або "dear" не ставиться кома. Якщо адресат невідомий, наприклад, ви пишете в якийсь “HR department”, можна звернутися просто “Hello”, “Dear Colleagues” (якщо це колеги), “Dear All” (групі колег), “Dear HR department”.
Також є загальноприйняті звернення до невідомого чоловіка чи жінки: Dear Sir, Dear Madam або Dear Sir or Madam (якщо не знаєте sir там чи madam), To Whom It May Concern (усім, кого це може торкнутися). Перші два небажані, тому що ви можете випадково звернутися, неправильно вказавши підлогу, другі два використовуються, але вважаються трохи старомодними, формальними. По можливості краще звертатися на ім'я (Dear Margaret) або до відділу (департамент Dear Marketing Department).
Нерідко використовується звернення на ім'я без “вітального слова”, просто “James”. Так пишуть знайомим колегам (людині за сусіднім столом) або коли це не перший лист у листуванні і немає сенсу щоразу вітатись.
Як завершити email
Лист можна завершити, просто написавши своє ім'я або ім'я та прізвище, але зазвичай перед цим додають якесь ввічливе побажання. Найпопулярніше:
- Best regards! (або просто “Regards!”) – З найкращими побажаннями!
- Kind regards! – те саме.
- Best wishes / Warm wishes – знову те саме.
У деяких посібниках згадують також "Sincerely yours" або "Faithfully yours" (щиро ваш), але особисто я таких підписів майже не бачив, а від іноземців чув, що ці формулювання звучать не те щоб смішно, але дуже старомодно. Власне, як і щиро ваш російською. Проте досить часто наприкінці ділового листа пишуть просто “Sincerely”.
Корисні фрази для ділового листування англійською
Крім шаблонних привітань та прощань, є ще кілька фраз, які можна використовувати у листуванні.
- I hope you are doing well- "Сподіваюся, у вас все добре". Простий, правда, заїжджений спосіб почати листа. Письмовий аналог чергової фрази "How are you?". Більш офіційний варіант: I hope this email finds you well.
- I just wanted to update you on… –“Я просто хотів доповнити, що…” Гарний спосіб повідомити додаткову інформацію про те, що одержувачу вже відомо.
- I just wanted to let you know that…- "Я просто хотів повідомити вам, що ..." Аналогічно попередньому: доповнюємо вже відому інформацію. Також можна використовувати як універсальний вступ до короткого повідомлення про якісь важливі факти, деталі.
- Please be informed / advised– “Будь ласка, прийміть до уваги”.
- FYI- Зменш. від For Your Information, Що також можна приблизно перекласти, як “врахуйте”. Скорочення доречно використовувати між колегами, спілкуючись із рутинних робочих питань. Незнайомій людині, клієнтові так краще не писати.
- Please find (see) attached- Буквально "знайдіть у вкладенні" (так, зрозуміло, ніхто російською не говорить). Так ви даєте знати, що лист має вкладення. Наприклад: Please find attached the report - Доповідь у вкладенні.
- For futher details- "Детальніше", "за більш детальною інформацією". Доречно наприкінці листа з посиланням на контактну особу: За більш детальною інформацією, будь ласка, зверніться до мого асистента.
- I look forward to your reply / hearing from you– “Чекаю (з нетерпінням) вашої відповіді”. Ввічливий спосіб дати зрозуміти, що непогано відповісти на ваш лист.
- Thank you for your time –“Дякую за те, що приділили мені час”. Універсальна формула, яку доречно поставити перед підписом.
Зразок ділового листа англійською мовою
Наведу кілька прикладів листа, написаних із різним ступенем формальності. У листі я повідомлю адресата про те, що збори у п'ятницю перенесені з 9:00 на 10:30. Тема всіх листів буде однаковою: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.
1. Дуже формально.
Dear Mr. Jefferson,
I hope this email finds you well. Це Sergey Nim від Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on meeting we are having on Tuesday. Перед тим, як погодитися, він буде переміщений з 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Чи ти будеш мати, щоб я хотів, коли ти можеш це зробити? Please accept my apologies for the inconvinience.
Sincerely,
Sergey Nim
Roga та Kopyta Inc.
Формальності цього листа надають:
- Звернення Dear Mr. Jefferson.
- Фраза I hope this email finds you well- Більш формальний варіант фрази I hope you are doing well.
- Оборот would you be so kind as – чи не будете ви такі люб'язні.
- Вибачення Please accept my apologies –будь ласка, прийміть мої вибачення.
- Sincerelyнаприкінці листа назва компанії.
2. Менш формально.
Hello Alex,
Це Sergey від Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on meeting we are having on Tuesday. Перед тим, як погодитися, проходити з 9:00 a.m. to 10:30 a.m.
Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.
Best regards,
Формальність знижена за рахунок:
- Простішого звернення, звернення на ім'я.
- Sorryзамість “accept my apologies”.
- Менш урочистого завершення листа: best regards.
Більшість ділових листів пишуться у такому тоні. Середньовічні формули ввічливості насправді вже нікому не потрібні.
3. Неформально, але в рамках пристойності ділового листування, наприклад, знайомому колезі.
I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I'm дійсно sorry про те, що. Will you be able to attend it?
Коротко і сутнісно. Колеги, яких ви бачите на роботі щодня, не обов'язково цікавитися щоразу в листі, як у них справи.
На завершення наведу кілька порад загального характеру, які не вписалися до жодного з пунктів вище.
1. Викладайте у темі суть листа.
Тема має бути гранично інформативною і при цьому короткою. Людина приходить до офісу, відкриває Outlook і бачить 20 листів. Він швидко "сканує" поглядом теми - вже на цьому етапі йому має бути ясно, навіщо ви йому написали. Дуже погана ідея писати теми ні про що: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишіть конкретніше: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 am”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.
2. Будьте ввічливі.
У діловому спілкуванні ввічливість обов'язкова. Важливо дотримуватись етикету, писати “дякую” та “будь ласка”, інакше ви якщо не зіпсуєте стосунки з людьми, то зробите їх трохи більш напруженими. У діловому світі напруженості й так вистачає, зайва не потрібна.
Зверніть увагу також, що в англійській мові наказовий спосіб без “please” у багатьох випадках може бути розцінений як наказ, особливо на листі, де, на відміну від мовлення, не відображається інтонація.
- Send me the annual report. – Надішли мені річний звіт (наказ).
- Please, send me the annual report. – Будь ласка, прийшли мені річний звіт (прохання).
Коли ви про щось просите, щось пропонуєте або даєте розпорядження (а це зміст 90% листів), прийнято робити це в рамках пристойності, не переходячи на деспотично-наказний тон.
3. Уникайте двозначності, будьте точні.
У діловому листуванні не місце дотепності, сарказму, особливо коли йде спілкування між людьми з різних країн. Ділова мова гранично стерильна, тому що всякі жарти гумору можна зрозуміти неправильно. Також не варто довго ходити навколо і навколо, ясно і конкретно викладайте суть повідомлення.
4. Пишіть коротко та просто. Не розумуйте!
Намагайтеся уникати довгих пропозицій, хитромудрих формулювань. Пишете простими словами без складнопідрядних речень з десятком придаткових. Чим складніше ви пишете, тим більшою ймовірністю наробите помилок і заплутаєте адресата.
Не намагайтеся показати, що знаєте "розумні" слова та фрази. Це ні до чого. Якщо ви вживаєте купу розумних слів правильно, прозвучить якось зарозуміло, якщо неправильно – смішно.
5. Якщо потрібно, структуруйте лист.
Наприклад, слід викласти список побажань до оформлення весільного залу. Напишіть їх списком, а не слив в один абзац-простирадло. Використовуйте нумерований список або маркери (крапки).
6. Ясно давайте зрозуміти читачеві, що від нього хочуть.
Іноді бувають листи, прочитавши які не можеш зрозуміти, чи хочуть від вас якихось дій або просто повідомляють? Якщо мається на увазі, що той, хто прочитав, повинен відповісти, переслати лист, встати і кудись піти і т.д., переконайтеся, що в листі (на початку, наприкінці, на початку і наприкінці) присутнє чітке формулювання, що потрібно зробити.
7. Перевіряйте листа перед відправкою.
Написавши повідомлення, перечитайте його. Переконайтеся, що лист написаний чемно, без двозначностей, його суть чітко ясна. Нічого страшного, якщо текст буде неідеальним і ви сумніваєтеся в якійсь комі. Писати англійською зі стовідсотковою грамотністю дуже рідко можуть навіть носії мови (як і російською), але намагайтеся не наробити хоча б очевидних помилок, друкарських помилок.
8. Повчитеся у колег, почитайте листування в компанії.
Ця порада для тих, кому навик ділового листування потрібний для роботи. У різних компаніях можуть бути свої місцеві чудасії щодо листування. Наприклад, десь вважається моветоном звертатися на ім'я, а десь посміються, якщо ви напишете “Dear Paul” замість “Hi Paul”. Запитайте у колег, що і як у вас прийнято, почитайте їх щоденне листування – це працює краще за будь-які підручники з бізнес-англійської.
Друзі! Мене часто питають, але зараз я не займаюся репетиторством. Якщо вам потрібен вчитель, я ДУЖЕ рекомендую - там є вчителі носії (і не носії) мови 👅 на всі випадки життя і на будь-яку кишеню спробувати вам!
