Plotësimi dhe mostra e raportit paraprak. Raporti paraprak dhe puna me personat përgjegjës Plotësimi i raportit paraprak 1s 8.3

Një raport i shpenzimeve është një dokument kaq i njohur dhe i thjeshtë në shikim të parë, por megjithatë, kur punojnë me të, përdoruesit e programit 1C: Kontabiliteti 8, botimi 3 shpesh kanë pyetje të ndryshme. Në artikullin tonë të ri do të shikojmë se ku mund të gjejmë, si ta plotësojmë këtë dokument dhe çfarë transaksionesh bën.

Pra, le të fillojmë me faktin se, si rregull, fillimisht i japim para personit përgjegjës ose nga arka ose i transferojmë nga llogaria rrjedhëse. Që programi të funksionojë saktë dhe automatikisht, kjo duhet të bëhet në mënyrë korrekte.
Tërheqja e parave të gatshme(RKO) krijojmë me llojin e operacionit Lëshimi për një person përgjegjës:

Kur debitojmë nga një llogari rrjedhëse, ne zgjedhim gjithashtu llojin e duhur të operacionit Transferimi te një person përgjegjës:

Pasi kontabilisti ynë të ketë sjellë të gjitha llojet e dokumenteve, ne duhet të hartojmë një raport paraprak. Ky dokument ndodhet në seksion Banka dhe arka:

Ne krijojmë një raport të ri shpenzimesh. Ne plotësojmë organizatën, person përgjegjës, dhe kur postoni mallra, sigurohuni që të tregoni depon. Pas plotësimit të detajeve të dokumentit, ne kalojmë në shqyrtimin e secilës skedë të Raportit Paraprak.
Hipoteka e parë Përparimet. Këtu duhet të tregojmë dokumentet me të cilat janë lëshuar paratë te personi përgjegjës dhe mbi të cilat po hartojmë një raport. Kjo mund të jetë ose shlyerje në para ose shlyerje nga llogaria:

Dhe kur zgjidhni dokumentet e paradhënies, do të jetë e rëndësishme se si e zyrtarizuam këtë çështje në program. Meqenëse programi zgjedh automatikisht arkëtimet ose debitimet e parave nga llogaria rrjedhëse vetëm për një person të caktuar dhe llojin përkatës të transaksionit!

Ato. nëse kemi zgjedhur llojin e transaksionit, për shembull, fshirje të tjera, dhe kemi treguar llogarinë 71, atëherë sigurisht kemi marrë postimin e saktë, por programi nuk do të jetë në gjendje t'i zgjedhë këto dokumente në raportin e shpenzimeve.
Tani le të shkojmë te faqerojtësi Mallrat. Kjo skedë plotësohet nëse punonjësi ynë ka blerë disa mallra, i ka paguar menjëherë dhe duam t'i marrim parasysh me një raport paraprak pa përdorur llogarinë 60. Për më tepër, nëse furnizuesi ka paraqitur TVSH-në, të cilën ne do ta pranojmë për zbritje, atëherë këtu , kur zgjidhni kutinë e kontrollit SF dhe plotësoni detajet e faturës, programi do të gjenerojë automatikisht një faturë të marrë pas ekzekutimit:

Çfarë lloj postimesh bën dokumenti në këtë rast? Shikoni sa interesante është. Ne i kapitalizuam mallrat në 41 llogari, duke anashkaluar 60. Meqë ra fjala, nëse në vend të mallrave duhet të kapitalizoni materialet, thjesht duhet të ndryshoni llogarinë e kontabilitetit në dokument, ose për të plotësuar automatikisht llogaritë e kontabilitetit, mbani librin e referencës së artikujve saktë. Ju mund të lexoni se si të krijoni llogaritë e kontabilitetit në artikullin tonë Kontabiliteti i artikujve.

Shënoni faqeshënues Paketim i kthyeshëm plotësohet nëse marrim mallra në kontejnerë që duhet t'i kthehen furnizuesit. Kjo situatë është jashtëzakonisht e rrallë, kështu që unë sugjeroj të mos e konsideroni atë.
Nëse duam të paguajmë furnizuesin përmes një raporti paraprak dhe në të njëjtën kohë të hartojmë një dokument veçmas në program Faturë (akt, faturë) atëherë për këtë ju duhet të përdorni një faqerojtës Pagesa. Këtu është gjithashtu e rëndësishme të plotësoni saktë detajet e dokumentit të pagesës, furnizuesit dhe kontratës. Dhe këtu nuk tregojmë më faturën. Ai pasqyrohet kur gjenerohet fatura.

Në këtë rast, shënimet e dokumentit do të jenë si më poshtë:

Ato. Le të tërheqim edhe një herë vëmendjen tuaj për faktin se për të njëjtën faturë duhet të plotësoni vetëm një skedë në raportin paraprak OSE Mallra OSE Pagesë. Përndryshe, shumat e transaksionit do të dyfishohen.
Epo, skeda e fundit në raportin e shpenzimeve është Të tjera. Këtu, si rregull, pasqyrohen shpenzimet e udhëtimit, kostot e biletave, tarifat për marrjen e disa certifikatave dhe posta. Nëse, për shembull, duhet të zbresim TVSH-në e caktuar në biletë, atëherë duhet ta përfundojmë këtë operacion në të njëjtën mënyrë siç kemi bërë në skedën Produkte. Ato. kontrolloni kutinë SF, plotësoni të gjitha detajet e faturës dhe gjatë kryerjes raport paraprak, programi do të bëjë gjithçka automatikisht: të gjenerojë një faturë, të nxjerrë në pah dhe të zbresë TVSH-në:

Në të njëjtin seksion, për çdo shpenzim, është e rëndësishme të tregoni saktë llogarinë e kostos së cilës do t'i atribuohen këto shpenzime dhe të gjitha nënllogaritë:

Në këtë rast, dokumenti bën shënimet e mëposhtme:

Tani le të shohim formën e printuar të dokumentit. Me buton Vulë ne marrim një formular të unifikuar që pasqyron shumën e paradhënies që i është dhënë punonjësit, shumën e parave të shpenzuara dhe borxhin që ka personi përgjegjës.

Në rastin tonë kemi lëshuar para për raportim në dy shuma: nga arka dhe nga llogaria rrjedhëse. Punonjësi nuk ka raportuar për të gjithë shumën, kështu që ai na ka ende borxh 9100. Sigurisht, është akoma më mirë të kontrolloni shlyerjet me personat përgjegjës për KRIPË në llogarinë 71:

Kjo do të thotë se gjithçka që duhet të bëjmë është të lëshojmë një kthim të fondeve të papërdorura në arkë. Më i përshtatshëm dhe mënyrë e shpejtëështë krijimi i një dokumenti Dëftesë me para në dorë bazuar në raportin paraprak:

Kur krijoni një dokument në këtë mënyrë, programi do të bëjë gjithçka vetë: zgjidhni llojin e saktë të operacionit, personin përgjegjës, vendosni saktësisht shumën që punonjësi duhet të kthejë dhe madje plotësoni automatikisht të gjitha detajet e formularit të printuar:

Dhe së fundi, le të kontrollojmë KRIPËN me numërimin 71:

Gjithçka është në rregull. Të gjitha marrëveshjet me përgjegjësit janë mbyllur.
Kjo është gjithçka që doja t'ju tregoja për plotësimin e dokumentit. Raport paraprak. Siç mund ta shihni, nëse plotësoni me kujdes të gjitha detajet dhe parametrat, vetë programi do t'ju ndihmojë të bëni gjithçka në mënyrë korrekte.
Nëse keni ndonjë pyetje, na shkruani. Faleminderit që jeni me ne.

Plotësimi i një raporti paraprak ndodh në rastet kur punonjësit e ndërmarrjeve dhe organizatave marrin nga departamenti i kontabilitetit një shumë të caktuar parash për shpenzimet që lidhen me aktivitetet e tyre profesionale.

SKIDA

Më shpesh, fondet lëshohen për shpenzimet e udhëtimit ose shpenzimet që lidhen me aktivitetet afariste dhe shtëpiake të kompanisë (blerja e shkrimit, letrave të zyrës, mobiljeve, etj.). Por para se të lëshojë financat, llogaritari duhet të marrë një urdhër ose urdhër të duhur nga drejtori i ndërmarrjes, i cili do të tregojë shumën dhe qëllimin e saktë të lëshimit të paradhënies.

Pas kryerjes së shpenzimeve, punonjësi që ka marrë paratë është i detyruar të kthejë tepricën në arkën e ndërmarrjes ose, nëse ka pasur mbishpenzime, të marrë paratë e tepërta të shpenzuara nga arka. Është në këtë fazë që një dokument thirret "Raport paraprak".

Si të konfirmoni shpenzimet

Ju nuk mund t'i ktheni vetëm paratë e mbetura në arkën e kompanisë. Është e nevojshme të dorëzohen dokumente tek specialistët e departamentit të kontabilitetit që konfirmojnë se fondet e përgjegjshme janë shpenzuar pikërisht për qëllimet për të cilat janë dhënë. Dëshmi të tilla përfshijnë kryesisht arkat, faturat, biletat e trenit, formularët e rreptë të raportimit, etj. Të gjitha dokumentet e mësipërme duhet të kenë detaje, data dhe shuma qartësisht të lexueshme.

Rregullat për të shkruar një raport

Sot nuk ka asnjë model të unifikuar të raportit që kërkohet rreptësisht të plotësohet, megjithatë, shumica e kontabilistëve, në mënyrën e vjetër, preferojnë të përdorin një formular më parë të zbatueshëm. Kjo është e kuptueshme: përfshin të gjitha informacionet e nevojshme, duke përfshirë -

• informacion në lidhje me organizatën që ka lëshuar paratë,
• punonjësi që i ka marrë ato,
• shumën e saktë të fondeve
• qëllimet për të cilat ishin të destinuara.
• Këtu janë pasqyruar edhe shpenzimet e bëra së bashku me të gjitha dokumentet mbështetëse. Gjithashtu, raporti përmban nënshkrimet e punonjësve të kontabilitetit që kanë lëshuar paratë dhe kanë pranuar gjendjen, si dhe të punonjësit për të cilin janë regjistruar fondet e përgjegjshme.

Nuk është e nevojshme të vendosni një vulë në dokument, pasi është pjesë e rrjedhës së brendshme të dokumenteve të kompanisë, dhe që nga viti 2016 personat juridikë Si më parë, sipërmarrësit individualë kanë të drejtën e plotë ligjore të mos përdorin vula dhe vula për të nënshkruar letrat.

Dokumenti është krijuar në një kopje të vetme origjinale dhe nuk ka nevojë të vonohet plotësimi i tij - sipas ligjit, ai duhet të lëshohet brenda maksimumit tre ditësh pasi të jenë shpenzuar paratë.

Meqenëse raporti i shpenzimeve lidhet me dokumentacionin parësor të kontabilitetit, duhet të jeni shumë të kujdesshëm gjatë plotësimit të tij dhe të përpiqeni të shmangni gabimet. Në rastet kur kjo nuk mund të shmangej, është më mirë të plotësoni një formular të ri.

Shembull i një raporti paraprak

Pavarësisht emrit serioz dhe e rëndësishme dokument, plotësimi i tij nuk është shumë i vështirë.

Pjesa e parë e dokumentit plotësohet nga punonjësi që ka marrë paratë në llogari.

1. Në fillim, shkruhet emri i kompanisë dhe tregohet kodi i saj OKPO () - këto të dhëna duhet të korrespondojnë me letrat e regjistrimit të kompanisë. Më pas, shkruani numrin e raportit të kontabilitetit dhe datën e përgatitjes së tij.
2. Në të majtë, disa rreshta kanë mbetur për miratimin e drejtorit të ndërmarrjes: këtu, pasi të plotësojë të gjithë raportin, drejtori do të duhet të shkruajë shumën me fjalë, të nënshkruajë dhe të datojë dokumentin.
3. Pastaj vjen informacioni për punonjësin: hyn njësi strukturore, të cilës i përket, tregohet numri i personelit, mbiemri, emri, patronimi, pozicioni dhe qëllimi i paradhënies.

Në tryezën e majtë punonjësi raportues fut informacione për fondet e lëshuara, në veçanti, tregon shumën totale, si dhe informacionin në lidhje me monedhën në të cilën është lëshuar (nëse përdoren monedhat e vendeve të tjera). Më poshtë është shuma e bilancit ose mbishpenzimit.

Në tryezën e duhur Specialisti i kontabilitetit fut të dhënat. Kjo përfshin informacione në lidhje me llogaritë e kontabilitetit dhe transaksionet, në veçanti, tregohen nënllogaritë përmes të cilave kalojnë paratë dhe shumat specifike.

Më poshtë tabela tregoni numrin e bashkëngjitjeve në raportin e shpenzimeve (d.m.th. dokumentet që konfirmojnë shpenzimet).

Pas plotësimit të të gjithë informacionit të nevojshëm, raporti dhe shkresat që i bashkëlidhen janë të detyruar të kontrollojnë llogaritarin kryesor dhe në rreshtin përkatës (me fjalë dhe shifra) të tregojnë shumën e miratuar për raport.

Pastaj në raport futen autografet e llogaritarit dhe llogaritarit kryesor, si dhe informacione për fondet e mbetura ose të mbishpenzuara - në qelizat e kërkuara tregohet shuma specifike dhe urdhri i parave përmes të cilit kalon. Dokumentin e nënshkruan edhe arkëtari që ka pranuar bilancin ose ka lëshuar mbitërheqjen.

Pjesa e pasme e raportit të shpenzimeve përmban informacion për të gjitha dokumentet e bashkangjitura: përshtatet këtu

• listën e tyre të plotë që tregon detajet, datat e lëshimit, emrat, shumën e saktë të çdo shpenzimi (të lëshuar dhe pranuar për kontabilitet),
• si dhe numrin e nënllogarisë kontabël nëpër të cilën kalojnë.

Nën tabelë, personi përgjegjës duhet të vendosë nënshkrimin e tij, i cili do të tregojë saktësinë e të dhënave të futura.

Seksioni i fundit (pjesa e prerë) përfshin një faturë nga llogaritari, të cilit punonjësi raportues i dorëzoi dokumentet që vërtetojnë kostot. Këtu tregohen

• mbiemri, emri, patronimi i punonjësit,
• numrin dhe datën e raportit,
• shuma e fondeve të lëshuara për shpenzime (me fjalë),
• si dhe numrin e dokumenteve që konfirmojnë kostot.

Pastaj llogaritari duhet të vendosë nënshkrimin e tij nën dokument dhe datën e plotësimit të dokumentit dhe t'ia transferojë këtë pjesë punonjësit që ka dhënë raportin.

Ju mund të pasqyroni shpenzimet me personat përgjegjës në softuerin 1C-ERP duke përdorur disa lloje të dokumenteve të raportit të shpenzimeve. E gjitha varet nga qëllimi i paradhënies së përdorur. Ne do t'ju tregojmë se si të pasqyroni përparimet në 1C.

Si të arrini në seksionin me raporte paraprake në programin 1C

Kur klikoni butonin "Krijo" në skedën "Raportet e përparuara", ne kemi tre opsione për të zgjedhur:

• raport paraprak për shpenzimet dhe pagesat për furnizuesin;
• raport paraprak - pranimi i mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës;
• raport paraprak - marrja e dokumenteve monetare përmes një personi përgjegjës.

Le të shohim qëllimin dhe ekzekutimin e secilit dokument veç e veç.

Raport paraprak për shpenzimet dhe pagesat për furnizuesin

Kompanitë më së shpeshti e përdorin këtë dokument për të regjistruar shpenzimet e udhëtimit. Është gjithashtu e mundur të pasqyrohet puna dhe shërbimet e blera nga personi përgjegjës. Dokumenti hartohet kur shlyhet kostoja e punës dhe shërbimeve si shpenzime në korrespondencë me llogaritë e bilancit 20, 23, 25, 26, 28, 44 dhe të tjera.

Gjithashtu, ky lloj raportimi paraprak përdoret për blerjen e artikujve të inventarit, të cilët përfshijnë TVSH-në, për nevoja administrative dhe ekonomike (më shumë për këtë në paragrafët e mëposhtëm).

Dokumenti përbëhet nga katër skeda. Plotësimi i raportit fillon me skedën e parë - "Basic". Këtu tregohen detajet e mëposhtme: organizata, emri i plotë i personit përgjegjës, divizioni. Gjithashtu në skedën mund të zgjidhni monedhën e dokumentit dhe të shkruani një koment.

Si të kontrolloni një raport paraprak

Sergej Razgulin përgjigjet,

Këshilltari aktual Shtetëror i Federatës Ruse, klasi i tretë

“Kur merrni një raport paraprak, plotësoni një faturë në të (një pjesë e shkëputur e raportit) dhe ia jepni punonjësit. Është e nevojshme të konfirmohet se raporti është pranuar për verifikim. Dhe kontrolli është si më poshtë.

Së pari, kontrolloni shpenzimin e synuar të parave. Për ta bërë këtë, shikoni qëllimet për të cilat punonjësi mori para nga organizata. Këto të dhëna tregohen në...”

Le të themi se shpenzimet e udhëtimit arritën në 8,900 rubla. Kjo shumë përfshin pagesën ditore - 2100 rubla, biletën hekurudhore - 2400 rubla, përfshirë. TVSH 33,25 rubla, dhe akomodimi në hotel - 4400 rubla. Kontabilisti do të plotësojë raportin e shpenzimeve si në figurën më poshtë

Ne i kushtojmë vëmendje mënyrës së ndarjes së TVSH-së: meqenëse TVSH-ja përfshihej vetëm pjesërisht në çmimin e biletës (218 * 18/118 = 33,25 rubla), ne e ndajmë biletën në dy rreshta - shumën pa TVSH dhe shumën me TVSH.

Skeda e tretë është "Pagesa për furnitorët". Le ta injorojmë për momentin. Përdoret kur një person përgjegjës përvetëson pasuri materiale.

Në skedën "Për printim", plotësoni detajet që janë të nevojshme për vizualizim në formën e shtypur AO-1.

Pas plotësimit të të gjitha skedave, raporti paraprak përpunohet dhe shfaqet një formular i printuar.

Në këndin e poshtëm të majtë ka një lidhje "Bëni një hyrje në librin e blerjeve". Përdoret për të krijuar një hyrje në librin e blerjeve dhe për të zbritur TVSH-në. Kur klikohet, shfaqet një dritare me të dhëna të plotësuara për krijimin e një libri blerjesh (skedën "Vlerat") dhe një lidhje me raportin tonë paraprak (skedën "Dokumentet e Pagesave").

Në skedën "Shtesë", tregoni numrin dhe datën e biletës, si dhe kodin e llojit të transaksionit dhe datën e raportit paraprak.

Raport paraprak - pranimi i mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës

Ky dokument përdoret për të pasqyruar shpenzimet e kontabilistëve për blerjen e artikujve të inventarit. Por vetëm nëse fatura nuk përfshin TVSH.

Si duket një raport paraprak në 1C-ERP - marrja e mallrave dhe shërbimeve përmes një personi përgjegjës

Në analogji me raportin paraprak për shpenzimet dhe pagesat, furnizuesi duhet të plotësojë organizatën, emrin e plotë të personit përgjegjës dhe monedhën. Por këtu është gjithashtu e nevojshme të tregohet magazina në të cilën duhet të kapitalizohen mallrat dhe materialet e marra nga personi përgjegjës.

Në skedën "Produktet", të gjitha mallrat e blera nga personi përgjegjës renditen në përputhje me rrethanat. Kjo bëhet përmes butonit “Shto”, duke treguar sasinë dhe çmimin për njësi të produktit.

Në skedën "Shtesë", ne tregojmë të gjitha detajet e nevojshme për të pasqyruar marrjen e mallrave dhe materialeve dhe printimin e AO-1.

Një tipar i rëndësishëm karakteristik i raportit paraprak në shqyrtim është lloji i transaksionit të biznesit - "Blerje përmes një entiteti përgjegjës". Kur ky atribut ndryshohet, dokumenti ndryshon kuptimin e tij.

Ju gjithashtu mund të printoni formularin AO-1 duke përdorur butonin "Print".

Raport paradhënie për nevoja administrative dhe ekonomike me TVSH

Në versionin e mëparshëm të pasqyrimit të marrjes së artikujve të inventarit, nuk është e mundur të pranohet TVSH. Prandaj, kur një person përgjegjës blen mallra me TVSH të alokuar dhe një faturë të lëshuar dhe fletëdorëzimi, mund të përdorni metodën e mëposhtme. Gjatë gjenerimit të dokumentit “Pranimi i mallrave dhe shërbimeve”, ne përcaktojmë llojin e transaksionit të biznesit - blerje nga një furnizues.

Në këtë rast, dokumenti duhet të plotësohet sipas parimit të marrjes normale. Këtu mund të shihni detajet e reja për të plotësuar. Për shembull, "Taksimi", ku zgjedhim "Blerja i nënshtrohet TVSH-së".

Në skedën "Basic", tani duhet të specifikoni furnizuesin, kontratën, depon dhe monedhën, dhe në "Mallrat" duhet të vendosni artikujt e inventarit të blerë, sasinë, çmimin për njësi dhe normën e TVSH-së.

Pas plotësimit të dokumentit, dokumenti përpunohet dhe në bazë të tij futet një faturë (lidhja në këndin e poshtëm të majtë "Regjistro një faturë"). Programi gjeneron vetë postimet:

• Debi 10 Kredi 60
• Debi 19 Kredi 60

Ky dokument nuk do të jetë më në ditarin e raporteve paraprake, por në ditarin e faturave në seksionin "Blerjet".

Hapi tjetër do të jetë krijimi i dokumentit "Raport paraprak mbi shpenzimet dhe pagesat ndaj furnizuesit", të cilin e kemi diskutuar tashmë më lart. Në skedën "Bazë", ne gjithashtu plotësojmë organizatën, emrin e plotë të personit përgjegjës dhe divizionin.

Pastaj shkoni te skeda "Pagesa për furnizuesin". Këtu, klikoni butonin "Zgjidh sipas bilanceve" dhe vendosni filtrin sipas palës së dëshiruar. Ndër faturat e zgjedhura të mallrave dhe shërbimeve, zgjidhni atë që ju nevojitet dhe shtoni në raportin e shpenzimeve duke përdorur butonin "Lëviz në dokument".

• Debi 60 Kredi 71

Me këto hapa të thjeshtë kapitalizuam raportin financiar të punonjësit, morëm parasysh TVSH-në e marrë dhe mbyllëm borxhin në llogarinë 71.

Raport paradhënie për blerjen e dokumenteve monetare

Lloji i tretë i raportit paraprak përdoret për të pasqyruar dokumentet monetare të blera, të cilat përfshijnë biletat e trenit, biletat e linjës ajrore, certifikatat e dhuratave, etj. Ai plotësohet në të njëjtën mënyrë si për marrjen e mallrave dhe shërbimeve nga personi përgjegjës.

Skeda "Dokumentet e parave të gatshme" rendit të gjitha dokumentet që ka blerë kontabilisti, si dhe sasinë dhe koston e tyre.

Në skedën "Avanced" duhet të plotësoni gjithashtu informacionin për printim.

Pastaj klikoni në butonin "Printo" dhe merrni një formular të printuar të raportit të shpenzimeve. Në të, rezultati 71 do të korrespondojë me rezultatin 50.

Në aktivitetet e biznesit të një organizate, përgatitja e raporteve të shpenzimeve është një nga veprimet më të zakonshme të një kontabilisti. Shumica e pagesave të bëra me para të gatshme përpunohen raportet paraprake: kjo dhe shpenzimet e udhëtimit, dhe blerje te ndryshme biznesi.

Pas raportimit, punonjësit të organizatës i jepen para nga arka (ose dokumente monetare, për shembull, bileta ajrore). Kjo zyrtarizohet nga një urdhër shpenzimi në para ose dokumenti "Lëshimi i dokumenteve të parave të gatshme".

Pas kryerjes së shpenzimeve, punonjësi raporton, duke i siguruar departamentit të kontabilitetit dokumente që konfirmojnë shpenzimet e bëra dhe plotëson një raport paraprak për kryerjen e pagesave përfundimtare.

Le të shohim procedurën për futjen e një dokumenti " Raport paraprak» duke përdorur një shembull 1C Kontabiliteti 8.2 botimi 3.0.

Nëse jeni duke punuar në program 1C Accounting Enterprise botimi 2.0, atëherë është në rregull - dokumenti "Advance Report" në këto botime është pothuajse identik. Ka disa ndryshime në , por ju mund ta gjeni dokumentin në menynë e programit.

Ju mund të hapni listën e dokumenteve "Raportet paraprake" në seksionin e kontabilitetit "Banka dhe arka", nënseksionin "Arka" në panelin e lundrimit, artikulli "Raportet paraprake".

Duke përdorur butonin "Krijo", futni një dokument të ri.
Në kokën (lart) të dokumentit duhet të tregoni detajet kryesore:

• organizimi (nëse organizimi i paracaktuar është specifikuar në cilësimet personale të përdoruesit, ai zgjidhet automatikisht kur futni dokumente të reja);
• depo ku pranohen mallrat e blera person përgjegjës pasuri materiale;
• një individ është një punonjës i një organizate që raporton për fondet e lëshuara për llogari (ky detaj kërkohet të plotësohet).

Formulari i dokumentit "Raporti paraprak" ka pesë skeda.

Në skedën "Avanset", zgjidhni dokumentin me të cilin janë lëshuar fondet e përgjegjshme. Ekzistojnë tre lloje dokumentesh për të zgjedhur:

• lëshimi i dokumenteve monetare;
• urdhër shpenzimi në para;
• debitim nga llogaria rrjedhëse.

Nëse fondet i janë lëshuar personit përgjegjës, atëherë duhet të zgjidhni dokumentin që pasqyron çështjen.

Në listën e dokumenteve që hapet, zgjidhni një të krijuar tashmë ose krijoni një dokument të ri.

Kur futni një urdhër të parave të shpenzimeve nga dokumenti “Raport paraprak”, tipi i transaksionit “Lëshimi për një person përgjegjës” futet automatikisht në arkë, marrësi është personi përgjegjës i zgjedhur në raport paraprak dhe llogaria e kontabilitetit. Gjithçka që duhet të bëjmë është të zgjedhim artikullin e rrjedhës së parasë dhe të tregojmë shumën e paradhënies.

Pas postimit të dokumentit, zgjidhni atë dhe shuma dhe monedha e paradhënies së lëshuar do të futen automatikisht në seksionin tabelor "Avanset" të dokumentit "Raporti paraprak".

Furnizimet e shkrimit janë blerë me paradhënie. Blerja e tyre duhet të pasqyrohet në skedën "Produkte". Në këtë skedë, futen informacione për artikujt e inventarit të blerë.

Në skedën "Kontejnerët", plotësohet informacioni në lidhje me kontejnerët e kthyeshëm të marrë nga personi përgjegjës nga furnizuesit (për shembull, shishet e ujit të pijshëm).

Skeda "Pagesa" përmban informacion në lidhje me shumat e parave të gatshme që u paguhen furnitorëve për aktivet e blera ose të lëshuara paraprakisht kundrejt dërgesave të ardhshme.

Skeda "Të tjera" synon të shfaqë informacione rreth shpenzimeve të udhëtimit. Kjo mund të përfshijë shtesat ditore, biletat ose kostot e benzinës. Në të futni emrin, numrin, datën e dokumentit (ose shpenzimin) dhe shumën e shpenzimit.

Mallrat, shërbimet dhe shpenzimet e tjera zgjidhen nga drejtoria "". Në pjesët përkatëse tabelare të dokumentit, jepen detajet "Llogaria e kontabilitetit" dhe "Llogaria e kontabilitetit të TVSH-së", të cilat plotësohen automatikisht nëse llogaritë e kontabilitetit të artikujve janë konfiguruar në sistem (neni se si t'i konfiguroni ato -).

Nëse raportit për shpenzimet i është bashkangjitur një faturë, atëherë duhet të kontrolloni kutinë e kontrollit "Fatura e paraqitur", të tregoni datën dhe numrin e faturës në detajet përkatëse të linjës dhe kur kryeni një raport paraprak, sistemi do të gjenerojë automatikisht "Faturën". marrë” dokument. I njëjti mekanizëm për gjenerimin e faturës së pranuar ofrohet në skedën "Produkte".

Pas postimit, dokumenti do të gjenerojë transaksione:

Nga dokumenti mund të gjeneroni dhe printoni formularin AO-1 "Raport paraprak":

Kështu në program 1C Kontabiliteti 8.2 janë futur raportet paraprake.

Video tutorial:

Sipas raportit (ose) nënkontabilitetit - cili është emri i saktë për fondet e lëshuara për punonjësit për të zgjidhur probleme të caktuara të prodhimit? Si të përgatisni një raport paraprak? A është e mundur të lëshohet shuma parash për raportim tek palët e treta? Përgjigjet për të gjitha këto pyetje do të gjeni në këtë artikull.

Kujt mund t'i lëshohen shumat për raportim?

Për të zgjidhur çdo problem të prodhimit, një punëdhënës mund t'i japë para punonjësit të tij. Meqenëse punëmarrësi duhet t'i llogarisë këto fonde duke paraqitur një raport paraprak te punëdhënësi, konsiderohet se ato janë lëshuar në llogari.

Deri në vitin 2014, pranohej që paratë e gatshme të merreshin vetëm nga arka e punëdhënësit dhe këtë mund ta bënin vetëm punonjësit e tij me kohë të plotë.

Që nga viti 2014 situata ka ndryshuar:

• Punëdhënësit kanë mundësinë të lëshojnë shuma parash në llogari pa para në dorë duke transferuar në kartën bankare të punonjësit (llogarinë e tij personale). Këtë e konfirmon Ministria e Financave në shkresën e datës 25 gusht 2014 nr. 03-11-11/42288.
• Tani, personat përgjegjës mund të jenë edhe përkthyes të pavarur që punojnë kontratat civile. Ata përmenden gjithashtu si punonjës në paragrafin 5 të Direktivës nr. 3210-U të Bankës së Rusisë, datë 11 mars 2014.

Do të ishte gjithashtu e dobishme që punëdhënësi të krijojë një listë të personave që mund të marrin shuma parash në llogari. Një listë e tillë miratohet me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes ose parashikohet në politika kontabël.

Personat që kanë marrë para në llogari duhet të hartojnë një raport paraprak për shumat e parave që kanë shpenzuar, si dhe të japin dokumentet primare, duke vërtetuar shpenzimet. Ky rregull mbetet i pandryshuar.

Kontabilisti që kontrollon raportin e shpenzimeve

• Fundi i periudhës për të cilën atij iu dhanë para. Tregohet ose në aplikimin e personit për lëshimin e fondeve në llogari, të miratuar nga drejtuesi, i cili deri më 19 gusht 2017 ishte i vetmi dokument që jepte të drejtën e marrjes së parave, ose në dispozicion të menaxherit, nga data 19 gusht, 2017 (Direktiva e Bankës së Rusisë e datës 19 qershor 2017 Nr. 4416-U ) e cila është bërë një dokument i pavarur mbi bazën e të cilit mund të lëshohen shuma të përgjegjshme.
• Kthimi i personit përgjegjës nga një udhëtim pune, kthimi në punë pas pushimeve ose sëmundjes, nëse afati për paraqitjen e raportit ka skaduar gjatë kësaj periudhe.

Aplikimi duhet të ketë një vizë nga drejtuesi i ndërmarrjes për leje për të lëshuar shuma parash në llogari.

Një ndërmarrje ka të drejtë të caktojë afatin e saj për paraqitjen e raporteve paraprake në departamentin e kontabilitetit. Ajo duhet të pasqyrohet në aktet e brendshme lokale, për shembull, në politikat tuaja të kontabilitetit ose rregulloret për udhëtimet e biznesit.

Raporti paraprak hartohet nga personi përgjegjës në formularin AO-1. Ju gjithashtu mund të përdorni një formular të zhvilluar dhe miratuar në mënyrë të pavarur nga ndërmarrja. Nuk duhet të jetë në kundërshtim me kërkesat e ligjit "Për kontabilitetin" datë 6 dhjetor 2011 Nr. 402-FZ në lidhje me detajet e detyrueshme të dokumentit të kontabilitetit parësor.

Aktiv anën e pasme Në formularin e raportit AO-1, ​​punonjësi liston shpenzimet e bëra prej tij rresht pas rreshti, duke treguar detajet e dokumenteve mbështetëse dhe shumat. Dokumentet mbështetëse janë të nevojshme për secilën prej rreshtave dhe mund të përfaqësohen nga çdo dokument që përmban një tregues të faktit të pagesës për to.

Ju mund të shkarkoni formularin e raportit paraprak në faqen tonë të internetit duke përdorur lidhjen "Formulari i unifikuar Nr. AO-1 - Raport paraprak (shkarko)" .

Kontabilisti kontrollon korrektësinë e shumave të futura në raport paraprak sipas dokumenteve mbështetëse të paraqitura dhe, nëse është e nevojshme, i zbërthen dhe fut në fatura. kontabilitetit. Pjesa e përparme e raportit plotësohet gjithashtu nga llogaritari. Personit përgjegjës i jepet një faturë e shkëputur që konfirmon dorëzimin e raportit paraprak.

Shumat llogaridhënëse të papërdorura duhet të kthehen nga punonjësi në arkën e kompanisë. Megjithatë, nëse punonjësi nuk e ka kthyer gjendjen e mjeteve të pashpenzuara sipas raportit paraprak të dorëzuar, nga data 19.08.2017 kjo nuk shërben si bazë për të mos i lëshuar para për shpenzime të rregullta.

Në rast të mbishpenzimeve të justifikuara (punonjësi ka shpenzuar më shumë se sa është lëshuar dhe për këtë është rënë dakord nga menaxheri), shumat e parave i rimbursohen personit përgjegjës. Në total, raporti i shpenzimeve duhet të ketë 4 nënshkrime: personi raportues; llogaritari që kontrolloi raportin; llogaritari kryesor dhe drejtuesi që e miraton atë.

Ju mund të shihni një mostër të plotësimit të një raporti paraprak në material "Shembull për plotësimin e një raporti paraprak në 2019" .

Kontabiliteti i raporteve paraprake

Le të shohim disa shënime kontabël për kontabilitetin për raportet paraprake.

Shembull

Zagadka LLC, kundër një raporti nga arka, i dha punonjësit të saj para të gatshme në shumën prej 50,000 rubla. për shpenzimet e biznesit (blerje materiale ndërtimi). Raporti paraprak është dorëzuar nga punonjësi në afatin e caktuar nga ndërmarrja, shpenzimet janë dokumentuar. Punonjësi shpenzoi 38,000 rubla, përfshirë TVSH-në prej 5,797 rubla. Paratë e mbetura u kthyen në arkën e kompanisë.

Regjistrimet e mëposhtme do të bëhen në kontabilitet:

• Dt 71 Kt 50 - lëshimi i shumës prej 50,000 rubla nga arka për raportimin tek një punonjës për një urdhër në para të shpenzimeve.
• Dt 10 Kt 71 - kapitalizohen ato të blera nga personi përgjegjës materialet e ndërtimit sipas shënimit të dorëzimit në shumën prej 32,203 rubla.
• Dt 19 Kt 71 - TVSH e ndarë për materialet e blera në shumën 5,797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - fondet në shumën prej 12,000 rubla të papërdorura nga personi përgjegjës u kthyen në arkën e ndërmarrjes sipas urdhrit të marrjes së parave të gatshme.
• Dt 68 Kt 19 - TVSH në shumën 5,797 rubla. pranohet për rimbursim nga buxheti (nëse ka faturë nga furnitori dhe shuma e TVSH-së ndahet si rresht i veçantë në arkë/dëftesën e shitjes, urdhër faturë).
• Dt 91 Kt 19 - TVSH në shumën 5,797 rubla. fshihen si shpenzime të tjera të ndërmarrjes (në rast se nuk mund të pranohet për rimbursim nga buxheti për shkak të mungesës së faturës).

Për më shumë informacion rreth rregullave për pasqyrimin e TVSH-së në raportet paraprake, lexoni artikullin “Procedura e pasqyrimit të TVSH-së në raportet paraprake në kontabilitet” .

Rezultatet

Një raport paraprak është një përmbledhje e informacionit në lidhje me faturat e punonjësit. para të gatshme, shumat e shpenzuara nga këto fonde dhe teprica e mbetur e papërdorur e parave (ose mbishpenzimet). Secila nga shumat e shpenzuara konfirmohet nga dokumenti i saj mbështetës, në bazë të të cilit kontabilisti bën të duhurat hyrje në kontabilitet ose postimi nëse shuma kërkon një ndarje (për shembull, kur ndahet TVSH-ja ose ndahet shuma e paguar njëkohësisht për materialet dhe shërbimet).