Ведение платежного календаря предоставляется только в некоторых модификациях программы 1С 8.3 и 8.2:

1С ERP управление предприятием 2.0.

1С Управление производственным предприятием.

Платежный календарь является отчетом, по которому оперативно можно отслеживать все движения денежных средств по всем расчетным счетам организации и по кассе, и своевременно обнаруживать неточности.

В отчете отображаются плановые поступления, расходы и остатки денег. Также имеется возможность получить детальные данные по всем абсолютно документа, включая первичные.

Рассмотрим на примере работу с платежным календарем в программе 1С Управление торговлей 11. Для начала нужно произвести некоторые настройки. Переходим на вкладку «Администрирование» раздел «Организации и денежные средства». В других версиях программы этот пункт находится в разделе «Казначейство»:

Здесь необходимо отметить галочкой пункт «Заявки на расходование денежных средств».

Также здесь можно установить параметры контроля лимитов всей организации или непосредственно по каждому подразделению. После произведенных настроек в разделе «Финансы» появится пункт «Планирование денежных средств». (Другие версии программ - раздел «Казначейство»):

Для примера создадим несколько заявок на расходование ДС. Данный документ будет являть основным при контроле оборота денежных средств:

В документе «Заявка на расходование ДС» важным поле является «Операция». Указанный вид операции определяет статью ДДС.

Программа на основании выбранной операции выбирает самостоятельно статью для использования и подсказывает пользователю в виде отфильтрованного списка. Если в настройках включен контроль лимитов, то 1С может вывести уведомление о невозможности проведения документа. Исправить ситуацию возможно двумя способами: отметить галочкой пункт «Сверх лимита» или увеличить значение лимита по необходимой статье:

Для увеличения лимита нужно сформировать документ «Лимиты расхода ДС».

Каждая заявка определяется статусом:

Согласована.

Не согласована.

К оплате.

Отклонена.

Заявки, которые не согласованы, отражаются в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию».

Удобнее всего менять статус на «Согласована» сразу в этом списке. Для понимания можно сформировать «Платежный календарь по организациям и типам ДС» и проанализировать его.

Выводим отчет на следующий месяц, красным цветом будут выделены несоответствия суммы кассы, то есть денег, которых не хватает для перечисления запланированной оплаты. В данной версии программы реализована возможность формировать документы плановых поступлений денежных средств и перемещений непосредственно из платежного календаря (в более ранних версиях этой возможности нет):

Для устранения разрыва в кассе создаем документ «Ожидаемое поступление ДС» через нажатие клавиши «Поступление». Здесь нужно правильно указать статью ДДС и плановую дату поступления. Проводим, разрыв устранен.

Кроме вышеуказанных документов возможно создание платежных документов. Для этого выбирается нужная заявка или документ поступления денежных средств. Через клавишу «Настройки» имеется возможность редактирования дополнительных параметров отчета, которые каждый пользователь может настроить по своему усмотрению. Например, расширенный режим позволяет установить отображение статей ДДС в виде иерархии, что дает возможность вывода итогов не только индивидуально по каждой статье, но и по группам.

О чем эта статья

Платежный календарь – полезный инструмент для финансиста и управленца. С помощью него можно выполнять анализ и планирование денежных средств.

В статье рассмотрим:

• Формирование графика платежей
• Контроль своевременного исполнения платежей
• Контроль текущих остатков в кассах и расчетных счетах
• Настройки условий оплаты, поступающей от клиентов и перечисляемой поставщикам
• Механизм расчета дат оплаты по авансовым и кредитным вариантам

Применимость

Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2 . Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.

Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2 , это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.

Постановка задачи

Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляется отгрузка товара.

Для всех клиентов при оформлении заказов используется предоплата до обеспечения заказа в размере 10% от его суммы. На остальную часть (90% от суммы заказа) предоставляется отсрочка 2 дня.

Для погашения оплаты перед поставщиком «Мебель-сервис» нашей компании предоставляется отсрочка 3 дня после получения товара.

Руководство периодически наперёд оформляет заявки на выдачу денежных средств подотчетным лицам. То есть, заявка создается сегодня для оплаты денег завтра – с плановой датой платежа.

Также необходимо планировать график будущих входящих платежей (например, получение кредита).

Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Что необходимо получить

Продемонстрировать функционал, позволяющий анализировать денежные средства , формировать график платежей и контролировать его исполнение в программе «1С:Управление торговлей 11».

Решение задачи по платежному календарю

Для начала создадим в базе организацию «Мебель-дизайн».

Поскольку в нашей компании используется только одна организация, то флаг «Несколько организаций» в разделе «Администрирование» – «Организации и денежные средства» устанавливать не будем (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Предприятие»).

Для создания организации перейдем в раздел «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Сведения об организации» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии»).

Заполним всю необходимую информацию. Запишем карточку организации, нажав кнопку «Записать и закрыть».

В компании используется один оптовый склад.

Соответственно, в разделе «Администрирование» – «Склад и доставка» флаг «Несколько складов» включать необязательно (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Склад и доставка»).

Перейдем в раздел «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Настройка складского учета» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка складского учета»).

Заполним всю необходимую информацию и запишем карточку склада.

В компании используются заказы клиентов и заказы поставщикам.

В разделе «Администрирование» – «CRM и продажи» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Продажи») установим флаг «Заказы клиентов», а также установим вариант использования заказов как «Заказ со склада и под заказ» (более подробно о вариантах использования заказов смотрите в дополнительном ).

Для указания условий оплаты для клиентов в этом же разделе программы включим функционал использования соглашений с клиентами. Выберем вариант «Типовые и индивидуальные соглашения».

Для включения использования документа «Заказ поставщику» необходимо в разделе «Администрирование» – «Закупки» включить флаг «Заказы поставщикам» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Закупки»).

Здесь же включим флаг «Соглашения с поставщиками», для того чтобы указать условия закупки и оплаты с поставщиком.

Создадим новое соглашение с клиентами, которое будет использоваться для продажи товаров нашим клиентам.

Заполним порядок оплаты согласно условиям задачи: аванс до обеспечения заказа в размере 10% и на 90% – кредит с отсрочкой 2 дня.

Теперь оформим в программе новый заказ от клиента «Иванов Иван Иванович» (создадим нового клиента в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Контрагенты»).

Состав заказа:

• Стол дубовый 1 шт. Цена 10 000 руб.
• Шкаф-купе 1 шт. Цена 20 000 руб.

В разделе «Нормативно-справочная информация» предварительно создадим две позиции номенклатуры.

Перейдем в раздел программы «Продажи» и оформим новый документ «Заказ клиента».

Укажем в документе клиента и необходимые позиции товара.

Укажем желательную дату отгрузки в заказе, например, 11.06.2015 г.

В строках табличной части «Товары» укажем вариант обеспечения (колонка «Действия») – «К обеспечению». При установке этого статуса программа автоматически установит дату отгрузки для товаров. При расчете даты отгрузки будет учтена желаемая дата отгрузки.

При попытке провести документ программа выдаст ошибку о том, что нарушены условия оплаты.

Дело в том, что в соглашении (которое автоматически установилось в документе, так как это единственное соглашение в базе) мы указали в условиях оплаты аванс до обеспечения 10%.

При проведении документа в статусе «К выполнению» программа проверяет условия оплаты по документу. Условия оплаты в данном случае еще не выполнены.

Установим в заказе статус «На согласовании» и проведем документ.

Проверить условия оплаты по документу можно, нажав на гиперссылку под табличной частью документа.

Как видим, программа автоматически рассчитала суммы и даты платежей (аванса и кредита) по заказу согласно условиям, указанным в соглашении.

При расчете дат оплаты для авансового этапа и предоплаты используется дата оформления заказа (08.06.2015 г.).

Расчет дат по кредитным этапам производится от желаемой даты отгрузки товаров с учетом того календаря, который был указан в соглашении (в нашем случае по календарным дням).

То есть кредит (после отгрузки) рассчитан как:

Желаемая дата отгрузки + 2 дня =13.06.2015 г.

Эти данные будут нам необходимы для учета планируемых платежей при составлении платежного календаря.

Проведем оплату от клиента на сумму 3 000 руб. как аванс по заказу.

Предварительно в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Настройка кассы» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка кассы») заполним информации о кассе нашей компании.

Также в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Настройка банковского счета» заполним информацию о банковском счете нашей компании (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка банковского счета»).

В документе «Заказ клиента» нажмем на кнопку «Создать на основании» – «Приходной кассовый ордер».

Проведем кассовый ордер на сумму 3 000 руб.

Теперь мы сможем провести наш заказ клиента в статусе «К выполнению».

Проанализировать остаток денежных средств и график платежей можно с помощью отчета «План платежей» в разделе «Финансы» (в УТ 11.2 это раздел «Казначейство»).

Использование «Платежного календаря» доступно при включенной функциональной опции «Заявки на расходование денежных средств» в разделе «Администрирование» – «Организации и денежные средства» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Казначейство»).

Сформируем отчет «План платежей».

В отчете мы видим, что текущий остаток денежных средств составляет 3 000 руб.

Планируемая оплата от клиента равна 27 000 руб.

Все верно. При расчете доступного остатка учтены планируемые платежи от клиента. При этом сумма платежа от клиента представлена в отчете строкой в соответствии с этапами оплаты, которые мы указали в заказе клиента.

Отчет информирует, что на субботу 13.06 остатки денежных средств будут составлять 30 000 руб.

Теперь оформим «Заказ поставщику» на основании нашего «Заказа клиента».

Но сначала создадим нового поставщика «Мебель-сервис» в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Контрагенты».

На панели навигации формы карточки поставщика перейдем в пункт «Соглашения с поставщиком».

Создадим новое соглашение.

Заполним в соглашении всю необходимую информацию.

Укажем условия оплаты согласно нашей задаче – кредит (после отгрузки) 3 дня.

Откроем «Заказа клиента», нажмем кнопку «Создать на основании» и выберем пункт «Заказ поставщику».

Укажем в документе созданного нами поставщика «Мебель-сервис». Соглашение с поставщиком установится автоматически.

Будут автоматически рассчитаны даты и суммы платежа в соответствии с тем графиком оплаты, который мы определили в соглашении.

Мы не используем аванс или предоплату по заказу поставщику, но при расчете дат оплаты для авансового этапа и предоплаты используется дата оформления заказа. При этом также учитывается желаемая дата поставки товаров.

Расчет дат по кредитным этапам производится от желаемой даты поставки товаров с учетом того календаря, который был указан в соглашении (в рассматриваемом примере – по календарным дням). В нашем случае это:

Дата поступления (09.06.2015 г.) + 3 дня = 12.06.2015 г.

Проведем документ.

В отчете появилась новая группировка по оплате денежных средств поставщику.

Как видим, на 12.06.2015 г. с учетом текущего остатка денежных средств мы получим минус 20 000 руб.

На 13.06.2015 г. с учетом поступления оплаты от клиента остаток денежных средств должен быть 7 000 руб.

То есть сложилась ситуация, что на момент оплаты поставщику у нас нет необходимой суммы денег.

Представим себе, что руководство компании начало переговоры с банком на получение кредита. Денежные средства из банка в размере 50 000 руб. должны поступить 10.06.2015 г.

В платежном календаре есть возможность оформлять планируемые поступления денежных средств с помощью команды «Добавить поступление».

Перед нами откроется новый документ «Ожидаемое поступление ДС».

Заполним его.

Укажем новую статью ДДС «Прочее поступление ДС» и сумму 50 000 руб.

Дату документа установим 10.06.2015 г.

Проведем документ.

Сформируем повторно отчет «План платежей».

Мы увидим, что на 10.06.2015 г. планируется прочее поступление денежных средств в размере 50 000 руб.

Учитывая это планируемое поступление, у компании будет возможность оплатить задолженность перед поставщиком.

С учетом еще и поступления ДС от клиента общий планируемый остаток составляет 57 000 руб.

Представим, что кредит в банке был оформлен и денежные средства были получены на наш банковский счет.

На основании документа «Ожидаемое поступление ДС» создадим документ «Поступление безналичных ДС».

Укажем плательщика «Банк ВТБ».

Установим флаг «Проведено банком» и укажем дату проведения денежных средств банком.

Сформируем повторно отчет «Платежный календарь».

Мы видим, что текущий остаток денежных средств с учетом получения кредита в банке составляет уже 53 000 руб.

Но строка «Планируемое поступление» в отчете не пропала.

В результате на 10.06.2015 г. планируемый остаток денежных средств составляет 103 000 руб., что не совсем верно.

Это ошибка конфигурации релиза УТ11.1.10.153. Думаю, что в будущих релизах разработчики её исправят.

Что касается нашего отработанного документа «Планируемое поступление денежных средств», то его следует удалить или сделать непроведенным.

Кроме того, были рассмотрены настройки условий оплаты, поступающей от клиентов и перечисляемой поставщикам, а также механизм расчета дат оплаты по авансовым и кредитным вариантам.

Функционал, как видим, несложный и будет очень полезен финансовым менеджерам и бухгалтерам компании, для того чтобы контролировать остатки денежных средств и планировать расходы.

1. Введение

Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.

Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:

• Выполнять перепланирование;
• Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
• Проводить план - фактный анализ.

Следует признать, что на большинстве предприятий (использующих для автоматизации «1С») планирование в программе не ведется.
«Нам бы учет наладить..» - так рассуждают многие.

Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.

• (1) Стратегическое (бюджетирование);
• (2) Оперативное.

И если бюджетирование (конечно, при подходе к планированию «сверху-вниз»), можно осуществлять с помощью XLS, то выполнять оперативное планирование – нельзя.
Суть в том, что с таблицами бюджетов чаще всего работают минимум пользователей (1-2 человека). Для большинства предприятий количество статей бюджетирования и пр. аналитик – их не так много. Т.е все можно обработать «ручками» в XLS.

А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.

И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.

Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.

И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.

Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования , которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.

И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:

• Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
• Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».

  Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.

• Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.

  Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.

Цель данной статьи – рассказать о возможностях автоматизации оперативного планирования д/c. При этом, будет проведен сравнительный анализ 3-х разных тиражных конфигураций (две – типовые от «1С», одна - специализированная от компании wiseadvice ).

Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.

2. Возможности УПП 1.3

На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:

Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».

Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».

Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа. Особенно это будет важно для мобильных устройств.

А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.

При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.

В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.

• Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
• Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).

Нужно отменить, что ряд моментов типовой функциональности УПП не обеспечивают того, что требуется при реальном внедрении подсистемы.
Об этих «моментах» я напишу позже, а пока рассмотрим какую функциональность предоставляет типовая конфигурация.

1. Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.

• Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.

1. При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
2. Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.

• В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).

• Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.

Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.

1. Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»

1. Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».

Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».

Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».

И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».

Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.

1. Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».

При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.

Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».

Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.

По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.

Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:

1. По документу «Заявка на расходование д/c»:
   1. В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).

      Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.

      Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.

1. Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.
1. Процесс согласования:
   1. Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
   2. На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».

      Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.

      Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.

   3. В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
   4. Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.
   • Все перечисленные требования, хотя и отсутствуют в типовой конфигурации, тем не менее .

1. Отчеты, права доступа.
   1. Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
   2. Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
   3. Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.
2. Учет по регулярным соглашениям, договорам.
   1. Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.

      В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.

   2. В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.

      В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.

3. Возможности УТ 11.1

C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.

Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.

Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.

Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.

Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».

По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:

Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:

Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.

К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче .

Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.

Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.

• Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
• Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.

4. Возможности WA: Финансист

Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».

И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:

• Подсистема бюджетного планирования;
• Подсистема управления договорами;
• Подсистема формирования и учета фактических платежей;
• Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
• Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.

Рассмотрим основные функциональные возможности «WA:Финансист» в части казначейства - от учета условий по договорам до формирования платежного календаря.

1. В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.

   Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.

5. Итоги

Выводы:

1. Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист » .

   Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.

   Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.

   Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.

2. Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации лучше всего подойдем решение на базе УПП .

   При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.

   Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.

   Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.

3. Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11 не подходит.

   В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.

   Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.

   Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний .

Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.

Составление платежного календаря

Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.

Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.

Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.

Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).

Предотвращение кассовых разрывов

Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».

Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.

Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.

Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

Платежное поручение

На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.

Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».

Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.

Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Форма платежного календаря состоит из следующих областей

Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В настройках платежного календаря можно:

Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.

В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.

Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.

Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.

Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке

После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.

На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».

Программа "Платежный календарь 2.1"
для 1С:Бухгалтерии 8

Программный продукт "SysTecs: Платежный календарь" используется для решения задач оперативного планирования поступления и расходования наличных и безналичных денежных средств. Программа разработана на платформе "1С: Предприятие 8.2" и представляет собой автономную конфигурацию , включающую в себя следующие функциональные возможности: планирование поступления денежных средств от покупателей, планирование платежей поставщикам и прочим кредиторам, ведение платежного календаря организации в разрезе видов денежных средств, контрагентов и договоров, а также классификатора статей использования средств. Система планирования основана на использовании фактических данных бухгалтерского учета, а также данных ожидаемых поступлений по счетам и регламентных платежей. Контур оперативного планирования поступлений дает пользователям программы эффективное средство управления и контроля над процессом расчетов c покупателями и заказчиками.

Принципы работы программы "SysTecs: Платежный календарь"

Программа «SysTecs: Платежный календарь» представляет собой автономную конфигурацию, расширяющую функциональные возможности прикладного решения «1С:Бухгалтерия 8» . Программа не требует изменения конфигурации 1С:Бухгалтерии и использует в работе для обмена информацией механизм внешнего COM-соединения, предоставляемого технологической платформой 1С:Предприятие 8.2. Данный принцип работы программы обеспечивает:

• простоту установки программного продукта;
• отсутствие конфликтов, возникающих при объединении конфигураций;
• сохранение штатных процедур обновления 1С:Бухгалтерии и условий технической поддержки.

Несмотря на автономность, за счет гибкой интеграции на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных сохраняется работа пользователей в едином информационном пространстве так, как если бы они работали в единой программе.

■ Важная информация

Программный продукт предназначен только для совместного использования со следующими прикладными решениями: 1С:Бухгалтерия 8 (редакции 1.6, 2.0) и 1C:Бухгалтерия КОРП , работающими на технологической платформе 1С:Предприятие 8.2 не ниже 8.2.13.202.

Основные возможности программы

Программа "SysTecs: Платежный календарь" предоставляет эффективные инструменты для оперативного контроля движения денежных средств в организации, отвечающие реальным потребностям малого и среднего бизнеса. Простота и функциональность пользовательских интерфейсов, интеграция с данными 1С:Бухгалтерии, гибкие возможности формирования отчетов позволяют планировать поступление и расходование денежных средств, вести платежный календарь организации .

■ Планирование поступлений денежных средств

Функциональные возможности, реализованные в программе "SysTecs: Платежный календарь", позволяют планировать поступление денежных средств от покупателей и заказчиков, используя удобный и информативный помощник планирования. Все характеристики предстоящих поступлений (дата поступления, контрагент, сумма и т.п.) вносятся в программу с помощью документов планирования и отражаются в платежном календаре организации. За счет гибкой интеграции с данными 1С:Бухгалтерии в программе реализованы функции контроля исполнения доходной части платежного календаря. Информация о фактическом поступлении наличных и безналичных денежных средств от контрагентов отражается в помощнике планирования и отчетах программы, позволяя оперативно контролировать состояние расчетов с покупателями и прогнозировать динамику поступления денежных средств.

■ Планирование платежей

Программа "SysTecs: Платежный календарь" предоставляет менеджерам и руководству компании эффективные инструменты для оперативного планирования платежей в организации. В программе представлен удобный помощник планирования платежей, позволяющий центрам финансовой ответственности формировать заявки на платежи поставщикам и прочим контрагентам. Сформированные заявки, проходя через процедуру утверждения, включаются в расходную часть платежного календаря организации. Для анализа и утверждения заявок в программе предусмотрен удобный и информативный интерфейс управления заявками . Используя программу "SysTecs: Платежный календарь" Вы получаете возможность контролировать потребность подразделений в денежных средствах, управлять расчетами с поставщиками, обеспечиваете соблюдение процедур согласования оплаты расходов.

■ Проведение платежей

Возможности программы "SysTecs: Платежный календарь" позволяют осуществлять дополнительное ранжирование утвержденных заявок на платеж, включая их в реестр платежей текущего дня. Такой подход помогает привести в соответствие план расходования денежных средств с реальными остатками на расчетных счетах. Не включенные в реестр заявки могут быть перенесены на новый срок оплаты или отклонены. На основании реестра платежей программа позволяет формировать платежные документы (исходящие платежные поручения) и передавать их в базу 1С:Бухгалтерии. Факт перечисления денежных средств контрагентам отражается в отчетах и помощниках планирования платежей и операций с денежными средствами, позволяя контролировать расходование денежных средств и взаиморасчеты с поставщиками.

■ Ведение платежного календаря

Вся информация о фактических остатках, запланированном поступлении и расходовании денежных средств отражается в отчете Платежный календарь , позволяющем оперативно контролировать ликвидность компании и использовать денежные средства с максимальной эффективностью. Аналитически разрезы платежного календаря позволяют ответить на главные вопросы, волнующие любого руководителя: кому, когда и за что следует заплатить и от кого и когда поступят денежные средства. Используя данные платежного календаря, можно строить различные прогнозы движения денежных средств, изменяя даты поступлений, платежей и согласовывая их с контрагентами, а также не допускать расходования средств свыше установленных в организации лимитов.

■ Обмен данными с 1С Бухгалтерией

Отличительной особенностью программы "SysTecs: Платежный календарь" является механизм обмена данными с 1С: Бухгалтерией 8, реализованный с использованием технологии СОМ-соединения. Использование данной технологии, предоставляемой платформой 1С:Предприятие 8.2, позволяет объединить данные бухгалтерской программы и программы "SysTecs: Платежный календарь" в единое информационное пространство. Данный подход позволяет безболезненно расширить функциональные возможности 1С:Бухгалтерии, сохраняя удобство работы с единой информационной системой. Любые изменения данных в одной программе мгновенно становятся доступными в другой и для этого пользователям системы не требуется выполнять никаких дополнительных действий.

Техническая поддержка программного продукта

■ Служба технической поддержки

Всем зарегистрированным пользователям продуктов компании SysTecs предоставляется техническая поддержка, доступ к которой организован через личный кабинет пользователя на сайте компании. Там Вы можете задать не только интересующие вопросы, но и высказать предложения по расширению функциональных возможностей программы. Не забывайте, что развитие любого программного продукта в первую очередь зависит от активной поддержки пользователей.

■ Обновления программного продукта

При покупке программы "SysTecs: Платежный календарь" предоставляется бесплатная полугодовая подписка на выпускаемые обновления. После истечения срока бесплатной полугодовой подписки Вы можете оформить наиболее удобный вариант платного обновления. Ознакомиться с вариантами подписок и ценами на них можно на странице стоимость программы.

■ Подробная документация

В поставке программного продукта "SysTecs: Платежный календарь" предоставляется полный комплект документации по работе с программой. В документации рассматривается не только методика установки, настройки и использования программы, но и вопросы организации автоматизируемых бизнес-процессов платежного календаря. Разделы документации доступны из любого объекта (справочника, документа, интерфейса) программы, а система автоматического обновления, заложенная в программном комплексе, дает возможность использовать в работе самую последнюю версию документации.

Демонстрационная версия программы

Программа "SysTecs: Платежный календарь" имеет полнофункциональную демонстрационную версию. Наличие демонстрационной версии дает возможность оценить эффективность работы системы платежного календаря в реальных условиях эксплуатации и позволяет принять решение о покупке, основанное не только на презентационных материалах но и на самостоятельном опыте работы с продуктом. Только такой подход мы считаем честным по отношению к клиентам, поскольку именно он дает пользователю гарантии, что схемы автоматизации бизнес-процессов и возможности, заложенные в программе, соответствуют требованиям, предъявляемым Вашим бизнесом.