La procedura per redigere un atto sulla restituzione dei fondi. Forme di documentazione contabile primaria quando si utilizza kkt Registrazione di km 3 al ritorno

La gestione competente della disciplina di cassa è una necessità che, nel corso di verifiche fiscali può salvare l'impresa da molti problemi. Ecco perché, quando arrivano i fondi, non solo dovresti registrare correttamente le entrate, ma anche documentare resi ed errori.

Se l'organizzazione ha restituito denaro al consumatore utilizzando una ricevuta di cassa inutilizzata o errata, allora questa operazione deve essere confermato. Un documento che consente di certificare il fatto del trasferimento di denaro in questo caso è un certificato di restituzione del contante contanti. Un documento adeguatamente preparato ti consentirà di giustificare il fatto di una diminuzione delle entrate dell'organizzazione.

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Per capire cos'è un atto di restituzione dei fondi, dovresti considerare in quali situazioni è necessario emetterlo, che tipo di documento è e come compilarlo correttamente.

Quando e in che forma è necessario?

Le esigenze della disciplina di cassa regolano i casi in cui un atto deve essere redatto, nonché la sua forma.

È possibile trovare informazioni sulle norme per la redazione di un atto, sulla necessità di redigerlo e sulle conseguenze della sua assenza:

• nelle Istruzioni per l'uso e il completamento dei moduli di documentazione contabile primaria per la registrazione dei pagamenti in contanti con la popolazione durante lo svolgimento di operazioni commerciali utilizzando registratori di cassa (approvate con Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 132, 25/12/98) ;
• nelle Regole standard per il funzionamento dei registratori di cassa quando si effettuano pagamenti in contanti con la popolazione (approvate dal Ministero delle finanze russo n. 104 il 30 agosto 1993);
• nelle Istruzioni della Banca Centrale n. 3073-U “Sull'effettuazione di pagamenti in contanti” (07.10.13) e n. 1843U “Sulle spese di contanti alla cassa” (20.06.07);
• nelle lettere del Servizio fiscale federale n. 22-12/97729 (03.11.06), n. 34-25/072141 (30.07.07), n. 18-11/3/092847 (01.10.07), n. 22-12/118181 (18.12.08); N.AS-4-2/6710 (11.04.13);
• nel codice amministrativo.

Dovrai redigere un atto in caso di emissione di fondi dal registratore di cassa, il cui assegno è già stato forato, nonché in caso di errori commessi dai cassieri.

Esempi tipici di tali casi sono:

• un importo gonfiato dell'assegno, digitato erroneamente dal cassiere al momento della vidimazione;
• un assegno emesso per errore dal cassiere, il cui denaro non è stato ricevuto alla cassa;
• rimborso al consumatore del pagamento in eccesso se una delle merci viene forata più volte per errore;
• restituzione da parte dell'acquirente del bene acquistato e risarcimento del suo costo dal registratore di cassa;
• rifiuto del consumatore all'acquisto dopo la vidimazione dello scontrino, ecc.

L'eventuale restituzione dei fondi dalla cassa richiede il compimento di un atto.

È importante ricordare che l'atto che riflette il rendimento per l'acquirente deve basarsi sulla dichiarazione di quest'ultimo.

Requisiti dell'applicazione:

• la richiesta del consumatore è presentata per iscritto, la forma di presentazione è arbitraria;
• il testo della domanda, oltre a descrivere i reclami o le ragioni della restituzione del bene, deve necessariamente riportare la data della richiesta, l'importo del reso e la firma del consumatore;
• Affinché il cassiere possa effettuare un rimborso, la richiesta deve avere l'autorizzazione del responsabile dell'organizzazione o di una persona autorizzata a farlo.

Se non è presente un visto esecutivo, non è consentito il ritorno e non sarà richiesto un atto KM-3.

La necessità di redigere un atto è influenzata da:

• la presenza delle ragioni e dei motivi sopra descritti;
• il fatto che la data di vidimazione dell'assegno coincide con la data della restituzione;
• modalità di pagamento per l'acquisto.

Se la data di restituzione è successiva alla data di ricevimento o l'acquirente ha acquistato la merce senza pagare in contanti (ad esempio con una carta bancaria), il certificato di restituzione KM-3 non viene emesso. Ciò è dovuto al fatto che in questi casi l'organizzazione non ha il diritto di restituire contanti dalla cassa.

Il rimborso viene effettuato con i fondi dell'organizzazione (cassa principale), sulla base della richiesta del consumatore e dell'assegno ad essa allegato, che conferma il fatto del trasferimento di fondi con un ordine di ricevuta di cassa (KO-2). Una registrazione della transazione completata viene inserita nel libro cassa il giorno in cui vengono emessi i fondi. In questo caso è consentito effettuare il rimborso utilizzando i proventi non depositati sul conto corrente.

Pertanto, un atto nel modulo KM-3 viene redatto solo se viene effettuato un rimborso o una correzione dell'errore del cassiere il giorno in cui è stato forato l'assegno. È importante ricordare che l'atto è un documento allegato ad uno specifico registratore di cassa. Pertanto, se sono presenti più registratori di cassa, la restituzione deve essere effettuata esattamente sulla macchina su cui è stato forato l'assegno restituito.

Per i resi è stato istituito un modulo di atto unificato - KM-3, che ha un codice OKUD - 0330103. Il modulo KM-3 ha il seguente aspetto.

Un esempio di atto sulla restituzione dei fondi

La procedura per la registrazione degli atti viene eseguita alla fine del turno di cassa, dopo aver effettuato il rapporto Z (un rapporto sulle entrate del registratore di cassa per la giornata). Il documento è redatto in unica copia. Il cassiere è tenuto a tenere conto di tutte le ricevute errate, nonché di tutti gli importi restituiti ai consumatori durante il turno.

Il modulo può essere compilato manualmente o generato su un computer. Alcuni programmi che supportano il funzionamento del registratore di cassa, ad esempio 1C, Kontur, SAP, hanno una funzione che consente di generare un atto KM-3.

Alla stesura dell'atto partecipa una commissione, di cui fanno parte i dipendenti che hanno dato al cassiere il diritto di effettuare il rimborso.

A seconda dei loro poteri, possono essere:

• capo divisione/dipartimento/sezione;
• cassiere di turno senior;
• capo contabile;
• capo dell'organizzazione.

L'atto è certificato dal sigillo e dalle firme autografe dei membri della commissione.

Oltre a compilare il modulo, dovrai supportare la preparazione dell'atto con documenti aggiuntivi.

Puoi farlo:

• lo scontrino stesso;
• ricevuta fiscale (se il registratore di cassa non viene utilizzato durante il funzionamento);
• assegno di rimborso.

L'assegno in base al quale viene redatto l'atto deve essere firmato dal dirigente o da altra persona che ha la facoltà di autorizzare il prelievo di contante dal registratore di cassa. C'è anche un timbro sull'assegno che indica che è stato annullato.

Gli assegni registrati nell'atto devono essere incollati su un foglio di carta. Costituiscono allegato alla legge e devono essere conservati con essa per 5 anni.

Se l'atto viene redatto a causa della restituzione di fondi, all'atto è allegata anche la domanda del consumatore con un visto del capo dell'organizzazione, come base per la restituzione.

Dopo aver completato l'atto, i dettagli del documento vengono inseriti nel giornale della cassa. L'atto stesso e gli allegati vengono trasferiti al reparto contabilità dell'organizzazione. Sulla base di ciò, il contabile riduce l'importo delle entrate in contanti per la giornata.

Situazioni non standard

Nonostante la procedura stabilita per la registrazione, ci sono situazioni in cui la sua attuazione può risultare difficile.

Errore

Se la base dell'atto è un errore del cassiere, non è sempre possibile confermarlo con un assegno. Il cassiere può commettere un errore, ma senza accorgersene subito consegna al consumatore lo scontrino sbagliato. Inoltre, l'assegno potrebbe essere smarrito dal cassiere (danneggiato o smarrito).

In questo caso, il manager ha il diritto di punire il dipendente per negligenza, ai sensi dell'articolo 244 del Codice del lavoro russo. Tuttavia, ciò non elimina la necessità di redigere un atto e di registrarvi l'errore del cassiere. Quando si redige un atto, è consuetudine utilizzare come base una nota esplicativa del dipendente che lo ha consentito.

Il modulo esplicativo è gratuito.

Afferma:

• data dell'errore di cassa;
• Nome completo del dipendente responsabile;
• numero KKM;
• ragioni dell'errore;
• ragioni dell'assenza di un assegno.

Questo requisito non è stabilito dalla legge. Ma la preparazione di tale documento costituirà un'ulteriore prova del fatto che l'organizzazione non ha commesso alcuna violazione nella registrazione delle entrate. È inoltre possibile allegare all'atto un rapporto sulle vendite.

Ritorno

Le difficoltà legate all'elaborazione dei rimborsi ai consumatori sono dovute al fatto che le norme di elaborazione sono prescritte per condizioni ideali.

Le difficoltà per i cassieri sorgono nei seguenti casi:

• se il consumatore che ha restituito i beni non è dotato di ricevuta;
• se necessario, restituire il denaro non per l'intero assegno, ma solo per una parte di esso;
• con ricevuta stampata per il reso.

Nei casi in cui un'organizzazione ha l'obbligo di restituire denaro ai clienti, la legge "Sulla protezione dei diritti dei consumatori" prevede la restituzione dei fondi anche senza presentare una ricevuta. Il consumatore deve solo scrivere una richiesta di reso e dimostrare che il prodotto è stato acquistato presso questo punto vendita. Pertanto, non sempre è possibile allegare un documento di contante.

Se non è disponibile alcun assegno, ciò viene considerato dagli specialisti fiscali come una violazione dei requisiti per la registrazione delle entrate fiscali e può comportare una multa all'organizzazione. Per evitare tale esito del caso, è possibile sostituire la ricevuta con una dichiarazione del consumatore che ha restituito la merce che la ricevuta è stata smarrita.

È disponibile una ricevuta, ma il reso viene effettuato solo per una delle merci elencate; è necessario redigere un documento solo per l'importo del reso; In questo caso l'assegno dovrà essere ritirato dall'acquirente per la rendicontazione. In cambio, la legge consente che al consumatore venga rilasciata una copia della ricevuta, certificata dal sigillo dell'organizzazione e dalla firma della direzione.

Le difficoltà che sorgono quando si stampa una ricevuta di rimborso spesso aggiungono ulteriore confusione al lavoro dei cassieri:

• a seconda della marca/modello del registratore di cassa, l'importo del rimborso può riflettersi nel registratore di cassa come entrate e non come cancellazione (questo introduce ulteriori difficoltà nel lavoro del reparto contabilità);
• non sempre viene emessa la ricevuta di rimborso (ad esempio, se al momento della restituzione non ci sono abbastanza soldi in cassa per risarcire il consumatore dell'importo di acquisto);
• un assegno di rimborso non è un documento fiscale ed è solo un'appendice della legge KM-3.

Ecco perché è più conveniente utilizzare lo schema per redigere l'atto KM-3 con allegati, aggirando la foratura di un assegno di rimborso.

Istruzioni per il completamento

Durante la compilazione del modulo è necessario compilare i campi obbligatori.

Questi includono:

La fine del documento contiene informazioni sulle persone che sono state incluse nella commissione per l'elaborazione dell'atto. L'atto deve portare le firme di tutte le persone che hanno preso parte alla restituzione dei fondi (autorizzate e attuate).

Altre sfumature

È importante compilare correttamente tutti i documenti per dimostrare che non vi è stata alcuna intenzione di nascondere parte del ricavato.

L'atto sarà nullo se non conterrà:

• firme delle persone che hanno autorizzato o effettuato la restituzione;
• tutte le firme sono apposte da una sola persona;
• numero del documento.

È anche importante che il documento sia registrato alla data di esecuzione in tutti i documenti di accompagnamento: giornale di cassa, libretto di cassa, ecc.

Se non teniamo conto di queste sfumature, sulla base del Codice amministrativo, servizio fiscale potrebbe multare l'organizzazione. La possibile multa è di 50.000 rubli.

Devi sapere che il termine di prescrizione per le violazioni legate alla disciplina del contante è di due mesi. Le richieste avanzate dagli specialisti del Servizio fiscale federale su questa base dopo questo periodo sono illegali.

L'atto di restituzione dell'assegno è redatto in un unico esemplare, senza macchie o correzioni, dal cassiere che ha obliterato l'assegno errato, lo stesso giorno in cui ciò è avvenuto, al termine del turno di lavoro, in sede di calcolo delle entrate.

Riempimento del campione KM-3. Certificato di restituzione dei fondi secondo i moduli

Modulo KM-3. Certificato di restituzione dei fondi secondo i moduli

La procedura per compilare il modulo KM-3

Il titolo della legge recita:

1. nome dell'impresa, numero di telefono, codice OKPO, INN, tipo di attività secondo OKDP;
2. nome del registratore di cassa, sua produzione e numero di registrazione
3. nome o numero del cassiere;
4. numero dell'atto, data della sua preparazione;
5. visto del direttore dell'organizzazione che approva l'atto.

Nella parte tabellare sono indicati gli estremi dell'assegno restituito e la posizione di chi ha approvato la restituzione.

L'importo del rimborso è indicato anche in lettere sotto la tabella. Il Certificato elenca tutti i documenti ad esso allegati che spiegano la restituzione.

Questa situazione può verificarsi se:

• l'importo dell'assegno timbrato è superiore all'effettivo importo dell'acquisto;
• l'acquirente ha restituito la merce lo stesso giorno e il suo valore è stato ritirato dal registratore di cassa;
• l'assegno è stato inserito in modo errato;
• L'acquirente ha pagato alla cassa, ma non ha ritirato la ricevuta in dipartimento.

L'atto viene accettato e firmato da una commissione composta dal capo dell'organizzazione, dal capo del dipartimento, dal cassiere senior e dal cassiere-operatore, dopodiché l'atto, insieme agli assegni annullati, alle dichiarazioni dei clienti che chiedono il rimborso, le note esplicative del cassiere e altri documenti necessari per spiegare la situazione, vengono presentati al reparto contabilità, dove vengono conservati per 5 anni.

Gli assegni annullati vengono registrati

È la forma ufficiale unificata di un documento che documenta la restituzione dei fondi ai clienti. Dovresti prestare molta attenzione al suo design, poiché se vengono commessi errori qui, potrebbero verificarsi conseguenze negative significative per l'azienda o l'imprenditore.

Uniforme ufficiale KM-3

Proprio come le altre forme di documenti in contanti (KM-1, KM-2, ecc.), la legge KM-3 è stata approvata dal Comitato statistico statale della Russia con la Risoluzione 132 del 25 dicembre 1998 (di seguito denominata Risoluzione). . Per molto tempo, le autorità fiscali e il Ministero delle Finanze hanno sostenuto che questi moduli sono obbligatori per le aziende e gli imprenditori e non possono modificarli, integrarli o applicare i propri moduli (vedi Lettera del Servizio fiscale federale del 23 giugno 2014 n. ED-4-2/11941, informativa del Ministero delle Finanze n. PZ -10/2012). Tuttavia, alla fine del 2016, la posizione dei dipartimenti è cambiata. Pertanto, il Servizio fiscale federale nella lettera n. ED-4-20/18059@ del 26 settembre 2016 ha affermato che i moduli KM non sono obbligatori per l'uso, poiché la risoluzione non si riferisce alla legislazione sull'uso di KKM. Pertanto, tenendo conto di quest'ultimo chiarimento, le aziende e gli imprenditori hanno il diritto di modificare tali moduli o di utilizzarne di propri.

Tuttavia, in pratica, vengono spesso utilizzati i moduli KM, incluso KM-3. Di seguito è possibile scaricare il modulo ufficiale.

Quando viene effettuato un rimborso all'acquirente sulla base di un assegno timbrato erroneamente (ad esempio, il cassiere ha forato un assegno per un importo elevato, dimenticandosi di fornire uno sconto), viene emesso anche un atto nel modulo KM-3 se il reso viene effettuato lo stesso giorno. In questo caso, il cassiere deve riscattare tali assegni, incollarli su un foglio di carta e trasferirli al reparto contabilità insieme all'atto KM-3. Nel giornale del cassiere-operatore vengono inserite le opportune registrazioni relative ai resi effettuati.

la documentazione contabile primaria per la contabilità dei pagamenti in contanti con la popolazione durante lo svolgimento di operazioni commerciali utilizzando i registratori di cassa è approvata dalla risoluzione del Comitato statale di statistica Federazione Russa del 25 dicembre 1998 n. 132.

Quando si contabilizzano i pagamenti in contanti con la popolazione quando si effettuano operazioni commerciali utilizzando registratori di cassa, moduli di documentazione contabile primaria n. KM-1, KM-2, KM-3, KM-4, KM-5, KM-6, KM-7 vengono utilizzati , KM-8, KM-9.

Quando si commissionano nuove apparecchiature per registratori di cassa e si esegue un inventario nelle organizzazioni, la legge sul trasferimento delle letture dei contatori sommatori a zero e sulla registrazione dei contatori di controllo (rapporto di memoria fiscale) prima e dopo il loro trasferimento a zero viene utilizzata per formalizzare il trasferimento delle letture dei contatori sommatori e dei contatori di controllo della registrazione (modulo n. KM-1).

Il trasferimento a zero delle letture dei contatori sommatori e la registrazione dei contatori di controllo dei registratori di cassa viene effettuato in presenza di una commissione, che deve includere un rappresentante dell'organizzazione di controllo o un rappresentante del dipartimento fiscale. L'atto è redatto in due copie, una delle quali viene trasferita come copia di controllo all'organizzazione che mantiene e controlla le apparecchiature del registratore di cassa, la seconda copia rimane nell'organizzazione.

L'atto è firmato dai responsabili della commissione composta da un rappresentante dell'organizzazione di controllo, un manager, un capo contabile, un cassiere senior e un cassiere dell'organizzazione e registra le letture dei seguenti contatori:

· controllo contatori (report memoria fiscale);

· registrazione del numero di trasferimenti delle letture dei contatori sommatori a zero;

· contatore sommatore principale;

· contatori di cassa sommatori sezionali.

Durante la compilazione dell'atto, nella riga "Numero"/"Produttore" è indicato il numero dell'attrezzatura del registratore di cassa specificato nel suo passaporto tecnico, nella riga "Numero"/"Registrazione" il numero con cui è registrato questo registratore di cassa con il dipartimento delle imposte è indicato.

Il motivo della redazione dell'atto è indicato nella riga "Basi".

Quando si riparano i registratori di cassa da parte di specialisti del centro di assistenza tecnica e quando li si trasferisce per lavoro ad altre organizzazioni, la legge sulla presa delle letture di controllo e sulla somma dei contatori di cassa quando si consegna (invia) il registratore di cassa per la riparazione e quando lo si restituisce all'organizzazione ( modulo n. KM-2). La riparazione delle apparecchiature del registratore di cassa viene effettuata con il permesso dell'amministrazione dell'organizzazione solo dopo aver effettuato le letture dai contatori di cassa e di controllo (rapporto di memoria fiscale).

L'atto è redatto e firmato dai membri della commissione, che, come quando si redige il modulo di legge n. KM-1, include necessariamente un rappresentante dell'organizzazione di controllo o un rappresentante fiscale, nonché il manager, cassiere senior , cassiere dell'organizzazione e specialista del centro servizi tecnici del registratore di cassa.

Viene redatta una fattura per il trasferimento delle apparecchiature del registratore di cassa ad un'altra organizzazione o ad un centro di assistenza tecnica per la riparazione. L'atto unitamente alla fattura redatta non oltre il giorno successivo presentato al reparto contabilità dell'organizzazione. Le note a riguardo sono inserite nel giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4) alla fine delle registrazioni della giornata lavorativa.

Dopo la riparazione, le letture del contatore vengono controllate e registrate nel rapporto e l'involucro dell'apparecchiatura del registratore di cassa viene sigillato.

Ci sono spesso casi in cui l'acquirente rifiuta l'acquisto e si rivolge all'amministrazione dell'organizzazione commerciale chiedendogli di restituirgli il denaro. In questo caso, il gestore firma l'assegno timbrato alla cassa e consente al cassiere di restituire i fondi all'acquirente, mentre i fondi possono essere restituiti solo contro l'assegno timbrato alla cassa e per l'importo indicato sull'assegno.

Per elaborare la restituzione di denaro ai clienti (clienti) utilizzando ricevute di cassa non utilizzate, comprese ricevute di cassa perforate erroneamente, viene utilizzato Agire sulla restituzione dei fondi agli acquirenti (clienti) per le ricevute di cassa non utilizzate (modulo n. KM-3). L'atto è redatto e sottoscritto in unico esemplare da una commissione, di cui fanno parte il dirigente, il capo dipartimento o sezione, il cassiere senior e il cassiere-operatore. L'atto, che elenca il numero e l'importo di ciascun assegno, insieme agli assegni annullati incollati su un foglio di carta, viene presentato al reparto contabilità dell'organizzazione, dove viene archiviato nei documenti per questa data.

Va notato che l'importo di denaro sugli assegni restituiti dagli acquirenti (clienti) viene ridotto dalle entrate del registratore di cassa e viene inserito nel giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4).

In tutte le organizzazioni che effettuano pagamenti in contanti con la popolazione utilizzando le apparecchiature del registratore di cassa, viene presa in considerazione la ricezione e la spesa di contanti per ciascuna apparecchiatura del registratore di cassa. A questo scopo viene utilizzato Giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4), che oltretutto costituisce anche un documento di controllo e registrazione delle letture dei contatori.

Il giornale deve essere cucito, numerato e sigillato con le firme di un rappresentante dell'autorità fiscale, nonché del capo e capo contabile (senior) dell'organizzazione. Il giornale registra le entrate ricevute utilizzando l'attrezzatura del registratore di cassa.

Le registrazioni del giornale vengono conservate quotidianamente dal cassiere-operatore in ordine cronologico con inchiostro o penna a sfera. Se vengono commessi errori durante la registrazione dei dati nel giornale, le correzioni apportate devono essere concordate e certificate dalle firme del cassiere-operatore, del manager e del capo contabile (senior) dell'organizzazione.

Se le letture coincidono, vengono annotate sul giornale del giorno o turno corrente di inizio lavoro e certificate dalle firme del cassiere e dell'amministratore di turno.

La data del rapporto è indicata nella colonna 1, le letture degli sportelli cassa all'inizio e alla fine del turno sono registrate nelle colonne 6 e 9, l'importo totale delle entrate è indicato nella colonna 10, l'importo delle entrate depositate in contanti è registrato nella colonna 11 del giornale, l'importo delle entrate da carte di credito è indicato nella colonna 12 “Pagato secondo i documenti”.

Per registrare gli importi emessi sugli assegni restituiti dai clienti, sulla base dei dati della legge nel modulo n. KM-3, nonché il numero di assegni zero stampati per giorno lavorativo (turno), viene fornita la colonna 4 del giornale. Alla fine della giornata lavorativa (turno), il cassiere redige un verbale di cassa, insieme al quale, secondo l'ordine di incasso, consegna l'incasso al cassiere senior.

L'iscrizione nel giornale del cassiere-operatore viene effettuata dopo aver effettuato le letture dei contatori e verificato l'importo effettivo delle entrate, l'iscrizione effettuata è confermata dalle firme del cassiere, del cassiere senior e dell'amministratore dell'organizzazione;

Se c'è una discrepanza tra i risultati degli importi sul nastro di controllo e le entrate, si dovrebbe scoprire il motivo della discrepanza e le carenze o le eccedenze identificate dovrebbero essere inserite nelle colonne appropriate del giornale cassiere-operatore.

In molte organizzazioni che operano senza un cassiere-operatore (installazione di registratori di cassa sugli scaffali dei negozi, per il lavoro dei camerieri), per registrare le transazioni per la ricezione di contanti (entrate) per ciascuna apparecchiatura del registratore di cassa, viene utilizzato un registro per registrare le letture dei contatori di cassa e di controllo dei registratori di cassa che funzionano senza cassiere (modulo n. KM-5). Come il giornale precedente, è anche un documento di controllo e registrazione delle letture dei contatori e deve essere cucito, numerato e sigillato con le firme di un rappresentante dell'autorità fiscale, del capo e del capo contabile (senior) dell'organizzazione.

Le registrazioni nel diario vengono effettuate da uno specialista che lavora al registratore di cassa ogni giorno in ordine cronologico dopo la fine della giornata lavorativa (turno) con inchiostro o penna a sfera. Il registro registra le letture dei contatori di cassa di controllo e somma e l'importo delle entrate. Ricezione: la consegna dei fondi è formalizzata con le firme di un rappresentante dell'amministrazione dell'organizzazione, del cassiere, del venditore, del cameriere e di altri. In caso di discrepanze tra l'importo delle entrate effettive e il risultato degli importi sul nastro di controllo, vengono identificate le ragioni della discrepanza e le carenze o le eccedenze identificate vengono inserite nelle colonne appropriate del giornale.

Se vengono apportate correzioni al giornale, le correzioni apportate sono stipulate e certificate dalle firme del cassiere, del controllore di cassa, del venditore o cameriere, del manager e del capo contabile dell'organizzazione.

Ogni giorno l'operatore-cassiere redige un rapporto in una copia sulle letture dei contatori dell'attrezzatura del registratore di cassa e sulle entrate della giornata lavorativa (turno). Utilizzato per generare un report Rapporto certificato dell'operatore cassiere (modulo n. KM-6). Il verbale firmato, insieme alle entrate dell'ordine di ricevuta, viene consegnato dal cassiere-operatore al cassiere senior o al capo dell'organizzazione. Se l'organizzazione è piccola e dispone di una o due casse, è consentito al cassiere-operatore consegnare i fondi direttamente all'esattore della banca. La consegna dei fondi alla banca si riflette nel rapporto.

Le entrate per una giornata lavorativa (turno) sono determinate dalle letture della somma dei contatori di cassa all'inizio e alla fine della giornata lavorativa (turno), mentre vengono detratti gli importi restituiti ai clienti (clienti) utilizzando le ricevute di cassa non utilizzate. Le entrate vengono confermate dalle firme dei capi dipartimento, mentre le entrate vengono accettate e accreditate al registratore di cassa sulla base di un ordine di ricevuta di cassa e il verbale viene firmato dal cassiere senior e dal capo dell'organizzazione.

Il certificato-rapporto del cassiere-operatore costituisce la base per redigere un rapporto riepilogativo Informazioni sulle letture dei contatori dei registratori di cassa e sulle entrate dell'organizzazione (modulo n. KM-7). Questo rapporto viene compilato quotidianamente dal cassiere senior e, insieme ad atti, certificati-rapporti di cassieri-operatori, ricevute di cassa e ordini di addebito, viene presentato al reparto contabilità dell'organizzazione prima dell'inizio del turno successivo. Questo modulo è una tabella in cui, in base alle letture dei contatori all'inizio e alla fine del lavoro per ciascuna apparecchiatura del registratore di cassa, le entrate vengono calcolate e distribuite tra i dipartimenti, il che è confermato dalle firme dei capi dipartimento (sezioni). I totali delle letture dei contatori di tutte le apparecchiature del registratore di cassa e le entrate totali dell'organizzazione con la sua distribuzione per dipartimenti, nonché l'importo totale dei fondi emessi ai clienti in base alle ricevute restituite del registratore di cassa, sono riepilogati alla fine del tavolo. Il modulo è firmato dal capo e dal cassiere senior dell'organizzazione.

In caso di guasto del registratore di cassa, se è impossibile eliminare il malfunzionamento da parte del cassiere, l'amministrazione chiama uno specialista del centro servizi tecnici del registratore di cassa. Inoltre, gli specialisti del centro di assistenza tecnica effettuano ispezioni tecniche programmate, durante le quali viene controllato lo stato dei meccanismi delle parti elettroniche e software del registratore di cassa e vengono eliminati i difetti minori.

Nelle organizzazioni, per riflettere questi fatti, usano Giornale delle chiamate per specialisti tecnici e registrazione del lavoro svolto (modulo n. KM-8). Il diario è tenuto dal capo dell'organizzazione o dal suo vice, ma è gestito da uno specialista del centro tecnico, che prende nota del lavoro svolto, in particolare, sulla sigillatura e sul contenuto dell'impronta del francobollo. Se è necessario riparare un registratore di cassa presso un centro di assistenza tecnica, la direzione dell'organizzazione ne viene informata e nel giornale viene inserita anche una registrazione corrispondente, che è confermata dalle firme di uno specialista del centro di assistenza tecnica e il responsabile dell'organizzazione per quanto riguarda l'accettazione dei lavori di riparazione del registratore di cassa.