Попълване и образец на предварителен отчет. Авансов отчет и работа с отговорни лица Попълване на авансов отчет 1s 8.3

Отчетът за разходите е толкова познат и прост документ на пръв поглед, но въпреки това, когато работят с него, потребителите на програмата 1C: Счетоводство 8, издание 3 често имат различни въпроси. В нашата нова статия ще разгледаме къде да намерите, как да попълните този документ и какви транзакции прави.

И така, нека започнем с това, че по правило първо даваме пари на отговорното лице или от касата, или ги превеждаме от разплащателната сметка. За да работи програмата правилно и автоматично, това трябва да се направи правилно.
Теглене на пари в брой(RKO) създаваме с типа операция Издаване на отговорно лице:

При дебитиране на разплащателна сметка избираме и подходящия тип операция Прехвърляне на отговорно лице:

След като нашият счетоводител ни е донесъл всички видове документи, трябва да изготвим авансов отчет. Този документ се намира в раздела Банка и каса:

Създаваме нов отчет за разходите. Попълваме организация, отговорно лице и при осчетоводяване на стоки не забравяйте да посочите склада. След като попълним данните за документа, преминаваме към преглед на всеки раздел на предварителния отчет.
Първа ипотека Аванси. Тук трябва да посочим документите, с които са издадени парите на отговорното лице и по които съставяме протокол. Това може да бъде или парично уреждане, или отписване от сметката:

И при избора на документи за авансово плащане ще бъде важно как сме формализирали този въпрос в програмата. Тъй като програмата автоматично избира касови бележки или дебити от разплащателната сметка само за дадено лице и съответния тип транзакция!

Тези. ако сме избрали типа транзакция друго отписване например и сме посочили сметка 71, тогава разбира се сме получили правилното осчетоводяване, но програмата няма да може да избере тези документи в отчета за разходите.
Сега да отидем на отметката стоки. Този раздел се попълва, ако наш служител е закупил стоки, платил ги е веднага и искаме да ги отчетем с авансов отчет, без да използваме сметка 60. Освен това, ако доставчикът е представил ДДС, който ще приемем за приспадане, тогава тук , когато поставите отметка в квадратчето SF и попълните данните за фактурата, програмата автоматично ще генерира фактура, получена при изпълнение:

Какви осчетоводявания прави документът в този случай? Вижте колко е интересно. Капитализирахме стоките в 41 сметки, заобикаляйки 60. Между другото, ако вместо стоки трябва да капитализирате материали, просто трябва да промените счетоводната сметка в документа или автоматично да попълвате счетоводни сметки, да поддържате справочника на артикулите правилно. Можете да прочетете как да настроите счетоводни акаунти в нашата статия Счетоводство на артикули.

Отметка Опаковка за връщанесе попълва, ако получим стоки в контейнери, които трябва да бъдат върнати на доставчика. Тази ситуация е изключително рядка, така че предлагам да не я обмисляте.
Ако искаме да платим на доставчика чрез авансов отчет и в същото време да съставим документ отделно в програмата Касова бележка (акт, фактура)тогава за това трябва да използвате отметка Плащане. Тук също е важно правилно да попълните данните за платежния документ, доставчика и договора. И тук вече не посочваме фактурата. Отразява се при генериране на фактурата.

В този случай записите в документа ще бъдат както следва:

Тези. Нека още веднъж ви обърнем внимание, че за една и съща фактура е необходимо да попълните само един раздел в авансов отчет ИЛИ Стоки ИЛИ Плащане. В противен случай сумите на транзакцията ще бъдат удвоени.
Е, последният раздел в отчета за разходите е други. Тук по правило се отразяват пътни разходи, разходи за билети, такси за получаване на някои сертификати и пощенски разходи. Ако, например, трябва да приспаднем ДДС, разпределен в билета, тогава трябва да завършим тази операция по същия начин, както направихме в раздела Продукти. Тези. поставете отметка в квадратчето SF, попълнете всички данни за фактурата и при провеждане предварителен отчет, програмата ще направи всичко автоматично: ще генерира фактура, ще подчертае и ще приспадне ДДС:

В същия раздел за всеки разход е важно да посочите правилно разходната сметка, към която ще бъдат приписани тези разходи и всички подсметки:

В този случай документът прави следните записи:

Сега нека да разгледаме печатната форма на документа. С бутон Печатполучаваме унифициран формуляр, който отразява сумата на изплатения аванс на служителя, изразходваната сума и дълга на отговорното лице.

В нашия случай издадохме пари за отчитане в две суми: от касата и от разплащателната сметка. Служителят не отчете цялата сума, така че все още ни дължи 9100. Разбира се, все още е по-добре да проверите сетълментите с отговорни лица за СОЛ в сметка 71:

Това означава, че всичко, което трябва да направим, е да върнем неизползваните средства на касата. Най-удобният и бърз начине създаването на документ Касова бележкавъз основа на предварителния доклад:

При генериране на документ по този начин програмата ще направи всичко сама: ще избере правилния тип операция, отговорното лице, ще въведе точно сумата, която служителят трябва да върне, и дори ще попълни автоматично всички данни на отпечатания формуляр:

И накрая, нека проверим СОЛТА чрез преброяване 71:

Всичко е наред Всички разплащания с отговорните са приключени.
Това е всичко, което исках да ви кажа за попълването на документа. Предварителен отчет. Както можете да видите, ако внимателно попълните всички подробности и параметри, самата програма ще ви помогне да направите всичко правилно.
Ако имате въпроси, пишете ни. Благодарим ви, че сте с нас.

Попълването на предварителен отчет се извършва в случаите, когато служители на предприятия и организации получават от счетоводния отдел определена сума пари за разходи, свързани с техните професионални дейности.

ФАЙЛОВЕ

Най-често средствата се отпускат за пътни разходи или разходи, свързани с бизнес и битови дейности на фирмата (закупуване на канцеларски материали, офис хартия, мебели и др.). Но преди да издаде финанси, счетоводителят трябва да получи подходяща заповед или заповед от директора на предприятието, която ще посочи точната сума и целта на издаването на аванса.

След извършване на разходите служителят, който е получил парите, е длъжен да върне остатъка в касата на предприятието или, ако е имало преразход, да получи излишно изразходваните пари от касата. Именно на този етап се обади документ "Предварителен отчет".

Как да потвърдите разходите

Не можете просто да върнете останалите пари в касата на компанията. Необходимо е да се представят документи на специалистите от счетоводния отдел, потвърждаващи, че отчетните средства са изразходвани точно за целите, за които са предоставени. Такива доказателства включват предимно касови апарати, квитанции, билети за влак, формуляри за строга отчетност и др. Всички горепосочени документи трябва да имат ясно четливи данни, дати и суми.

Правила за писане на доклад

Днес няма унифициран шаблон за отчет, който да се попълва стриктно, но повечето счетоводители по стария начин предпочитат да използват общоприложим формуляр. Това е разбираемо: включва цялата необходима информация, включително -

• информация за организацията, издала парите,
• служителят, който ги е получил,
• точен размер на средствата
• целите, за които са били предназначени.
• Тук се отразяват и извършените разходи, заедно с всички оправдателни документи. Освен това докладът съдържа подписите на счетоводните служители, издали парите и приели баланса, както и служителя, за когото са регистрирани отчетните средства.

Не е необходимо да се поставя печат върху документа, тъй като той е част от вътрешния документооборот на фирмата, а от 2016г. юридически лица, както и преди, индивидуалните предприемачи имат пълното законово право да не използват печати и печати за заверка на документи.

Документът се изготвя в един оригинален екземпляр и не е необходимо да се отлага попълването му – съгласно закона, трябва да бъде издаден в рамките на максимум три днислед като парите са похарчени.

Тъй като отчетът за разходите се отнася до първичната счетоводна документация, трябва да бъдете много внимателни при попълването му и да се опитате да избегнете грешки. В случаите, когато това не може да се избегне, по-добре е да попълните нов формуляр.

Пример за предварителен отчет

Въпреки сериозното име и важнодокумент, попълването му не е много трудно.

Първата част на документа се попълва от служителя, получил парите по сметка.

1. В началото се изписва името на фирмата и се посочва нейният код OKPO () - тези данни трябва да отговарят на регистрационните документи на фирмата. След това въведете номера на счетоводния отчет и датата на неговото изготвяне.
2. Отляво са оставени няколко реда за одобрение от директора на предприятието: тук, след попълване на целия отчет, директорът ще трябва да въведе сумата с думи, да подпише и датира документа.
3. След това идва информация за служителя: влиза структурна единица, към който принадлежи, се посочва неговият персонален номер, фамилия, собствено име, бащино име, длъжност и цел на авансовото плащане.

Към лявата масаотчетният служител въвежда информация за издадените средства, по-специално посочва общата сума, както и информация за валутата, в която е издадена (ако се използват валути на други държави). По-долу е сумата на остатъка или преразхода.

Към дясната масаСчетоводният специалист въвежда данните. Това включва информация за счетоводни сметки и транзакции, по-специално са посочени подсметките, през които преминават пари и конкретни суми.

Под таблицата посочете броя на приложенията към отчета за разходите (т.е. документи, потвърждаващи разходите).

След попълване на цялата необходима информация, докладът и приложените към него документи са длъжни да проверят главния счетоводител и в съответния ред (с думи и цифри) да посочат сумата, одобрена за отчета.

След това в отчета се вписват автографите на счетоводителя и главния счетоводител, както и информация за оставащите или преразходвани средства - в необходимите клетки се посочва конкретната сума и касовият ордер, през който преминава. Касиерът, който е приел салдото или е издал овърдравда, също подписва документа.

Обратната част на отчета за разходите съдържа информация за всички приложени към него документи: тук се побира

• пълния им списък с данни, дати на издаване, имена, точен размер на всеки разход (издадени и приети за осчетоводяване),
• както и номера на счетоводната подсметка, през която преминават.

Под таблицата отговорното лице трябва да постави своя подпис, който ще покаже верността на въведените данни.

Последният раздел (изрязана част) включва разписка от счетоводителя, на когото служителят-отчетник е предал документите, доказващи разходите. Тук са посочени

• фамилия, име, бащино име на служителя,
• номер и дата на отчета,
• размер на средствата, издадени за разходи (с думи),
• както и броя на документите, потвърждаващи разходите.

След това счетоводителят трябва да постави подписа си под документа и датата на попълване на документа и да прехвърли тази част на служителя, предоставил отчета.

Можете да отразявате разходите с отговорни лица в софтуера 1C-ERP, като използвате няколко вида документи за отчет на разходите. Всичко зависи от предназначението на използвания аванс. Ще ви кажем как да отразявате напредъка в 1C.

Как да стигнете до секцията с предварителни отчети в програмата 1C

Когато щракнете върху бутона „Създаване“ в раздела „Разширени отчети“, получаваме три опции за избор:

• авансов отчет за разходите и плащанията към доставчика;
• авансов отчет - получаване на стоки и услуги чрез отговорно лице;
• авансов отчет - получаване на парични документи чрез отговорно лице.

Нека разгледаме предназначението и изпълнението на всеки документ поотделно.

Предварителен отчет за разходите и плащанията към доставчика

Фирмите най-често използват този документ за записване на пътни разходи. Също така е възможно да се отрази работата и услугите, закупени от отговорното лице. Документът се съставя при отписване на разходите за работа и услуги като разходи в кореспонденция с балансови сметки 20, 23, 25, 26, 28, 44 и др.

Също така този тип авансов отчет се използва при закупуване на инвентарни позиции, които включват ДДС, за административни и икономически нужди (повече за това в следващите параграфи).

Документът се състои от четири раздела. Попълването на отчета започва с първия раздел - „Основни“. Тук се посочват следните подробности: организация, пълно име на отговорното лице, подразделение. Също така в раздела можете да изберете валутата на документа и да напишете коментар.

Как да проверите предварителен отчет

Сергей Разгулин отговаря,

Действителен държавен съветник на Руската федерация, 3 клас

„Когато получите предварителен отчет, попълнете разписка в него (отделяща се част от отчета) и я предайте на служителя. Необходимо е да се потвърди, че отчетът е приет за проверка. А проверката е следната.

Първо, контролирайте целевото харчене на парите. За да направите това, вижте целите, за които служителят е получил пари от организацията. Тези данни са посочени в...”

Да приемем, че пътните разходи възлизат на 8900 рубли. Тази сума включва дневна надбавка - 2100 рубли, железопътен билет - 2400 рубли, вкл. ДДС 33,25 рубли, а хотелско настаняване - 4400 рубли. Счетоводителят ще попълни отчета за разходите, както е показано на фигурата по-долу

Обръщаме внимание на метода на разпределяне на ДДС: тъй като ДДС беше само частично включен в цената на билета (218 * 18/118 = 33,25 рубли), ние разделихме билета на два реда - сумата без ДДС и сумата с ДДС.

Третият раздел е „Плащане към доставчици“. Нека го игнорираме засега. Използва се, когато отговорно лице придобива материални активи.

В раздел “За печат” попълнете данните, които са необходими за визуализация в печатен формуляр АО-1.

След попълване на всички раздели, авансовият отчет се обработва и се показва разпечатан формуляр.

В долния ляв ъгъл има връзка „Направете запис в книгата за покупки“. Използва се за създаване на запис в книгата за покупки и приспадане на ДДС. При щракване се появява прозорец с попълнени данни за създаване на книга за покупки (таб „Стойности”) и линк към авансовия ни отчет (таб „Платежни документи”).

В раздела „Допълнителни“ посочете номера и датата на билета, както и кода на типа транзакция и датата на авансовия отчет.

Авансов отчет - получаване на стоки и услуги чрез отговорно лице

Този документ се използва за отразяване на разходите на счетоводителите за закупуване на материални запаси. Но само ако касовата бележка не включва ДДС.

Как изглежда предварителен отчет в 1C-ERP - получаване на стоки и услуги чрез отговорно лице

По аналогия с авансовия отчет за разходите и плащанията доставчикът трябва да попълни организацията, трите имена на отговорното лице и валутата. Но тук също е необходимо да се посочи складът, към който трябва да се капитализират стоките и материалите, получени от отговорното лице.

В раздела „Продукти“ са изброени съответно всички стоки, закупени от отговорното лице. Това става чрез бутон “Добави” с посочване на количеството и цената за единица продукт.

В раздела „Допълнителни“ посочваме всички необходими подробности за отразяване на получаването на стоки и материали и отпечатването на AO-1.

Важна характеристика на разглеждания авансов отчет е видът на бизнес транзакцията - „Покупка чрез подотчетно лице“. Когато този атрибут се промени, документът променя значението си.

Можете също да отпечатате формуляра AO-1, ​​като използвате бутона „Печат“.

Авансов отчет за административно-стопански нужди с ДДС

В предишната версия на отразяване на получаването на инвентарни позиции не е възможно да се приеме ДДС. Следователно, когато отговорно лице закупува стоки с начислено ДДС и издадена фактура и приемо-предавателен протокол, можете да използвате следния начин. При генериране на документ “Получаване на стоки и услуги” установяваме вида на търговската операция - покупка от доставчик.

В този случай документът трябва да бъде попълнен на принципа на нормалното получаване. Тук можете да видите новите подробности за попълване. Например „Данъчно облагане“, където избираме „Покупката подлежи на облагане с ДДС“.

В раздела „Основни” сега трябва да посочите доставчик, договор, склад и валута, а в „Стоки” трябва да въведете закупените стокови наличности, количество, единична цена и ставка на ДДС.

След попълване на документа, документът се обработва и на негова база се въвежда фактура (линк в долния ляв ъгъл „Регистрация на фактура“). Програмата сама генерира публикациите:

• Дебит 10 Кредит 60
• Дебит 19 Кредит 60

Този документ вече няма да бъде в дневника за авансови отчети, а в дневника за разписки в секция „Покупки“.

Следващата стъпка ще бъде генерирането на документа „Авансов отчет за разходите и плащанията към доставчика“, който вече разгледахме по-горе. В раздела „Основни“ попълваме и организацията, трите имена на отговорното лице и подразделението.

След това отидете в раздела „Плащане към доставчик“. Тук щракнете върху бутона „Избор по баланси“ и задайте филтъра по желания контрагент. Сред избраните разписки за стоки и услуги изберете тази, от която се нуждаете, и я добавете към отчета за разходите, като използвате бутона „Преместване в документ“.

• Дебит 60 Кредит 71

С тези прости стъпки капитализирахме финансовия отчет на служителя, взехме предвид полученото ДДС и затворихме задължението по сметка 71.

Авансов отчет за закупуване на парични документи

Третият вид авансов отчет се използва за отразяване на закупени парични документи, които включват билети за влак, самолетни билети, ваучери за подарък и др. Попълва се по същия начин, както при получаване на стоки и услуги от отговорното лице.

В раздела „Касови документи“ са изброени всички документи, закупени от счетоводителя, както и тяхното количество и цена.

В раздела „Разширени“ също трябва да попълните информацията за печат.

След това кликнете върху бутона „Печат“ и ще получите разпечатан формуляр на отчета за разходите. В него оценка 71 ще съответства на оценка 50.

В бизнес дейностите на една организация изготвянето на отчети за разходите е едно от най-честите действия на счетоводителя. Повечето плащания, направени в брой, се обработват предварителни отчети: това и пътни разходии различни бизнес покупки.

При докладване на служителя на организацията се дават пари в брой от касата (или парични документи, например самолетни билети). Това се формализира с разходен касов ордер или документа „Издаване на касови документи“.

След извършване на разходите служителят се отчита, като предоставя на счетоводния отдел документи, потвърждаващи направените разходи, и попълва авансов отчет за извършване на окончателни плащания.

Нека да разгледаме процедурата за въвеждане на документ " Предварителен отчет» използвайки пример 1C Счетоводство 8.2 издание 3.0.

Ако работите в програмата 1C Accounting Enterprise издание 2.0, тогава всичко е наред - документът „Предварителен отчет“ в тези издания е почти идентичен. Има известна разлика в , но можете да намерите документа в менюто на програмата.

Можете да отворите списъка с документи „Авансови отчети” в счетоводен раздел „Банка и каса”, подсекция „Каса” в навигационния панел, позиция „Авансови отчети”.

Чрез бутона „Създаване“ въведете нов документ.
В горната част на документа трябва да посочите основните подробности:

• организация (ако организацията по подразбиране е посочена в личните настройки на потребителя, тя се избира автоматично при въвеждане на нови документи);
• склад, където се получават закупените стоки отговорно лицематериални активи;
• физическо лице е служител на организация, който отчита средствата, издадени му по сметка (този детайл трябва да бъде попълнен).

Формата на документа „Авансов отчет“ има пет раздела.

В раздела „Аванси“ изберете документа, с който са издадени отчетни средства. Има три вида документи за избор:

• издаване на парични документи;
• разходен касов ордер;
• дебит от текущата сметка.

Ако средствата са били издадени на отговорното лице, тогава трябва да изберете документа, който отразява проблема.

В списъка с документи, който се отваря, изберете вече създаден или създайте нов документ.

При въвеждане на разходен касов ордер от документ „Авансов отчет” в касата автоматично се вкарва тип операция „Издаване на отговорно лице”, получател е избраното в авансовия отчет отговорно лице и счетоводна сметка. Всичко, което трябва да направим, е да изберем елемента паричен поток и да посочим авансовата сума.

След осчетоводяване на документа, изберете го и сумата и валутата на издадения аванс автоматично ще бъдат въведени в табличния раздел „Аванси” на документ „Авансов отчет”.

С авансово плащане са закупени канцеларски материали. Тяхната покупка трябва да бъде отразена в раздела „Продукти“. В този раздел се въвежда информация за закупени артикули от инвентара.

В раздела „Контейнери“ се попълва информация за контейнерите за връщане, получени от отговорното лице от доставчици (например бутилки за питейна вода).

Разделът „Плащане“ съдържа информация за паричните суми, изплатени на доставчиците за закупени активи или издадени авансово срещу бъдещи доставки.

Разделът „Други“ е предназначен за показване на информация за пътни разходи. Това може да включва дневни пари, билети или разходи за бензин. В него въвеждате име, номер, дата на документа (или разхода) и сумата на разхода.

Стоки, услуги и други разходи се избират от директорията „“. В съответните таблични части на документа са предоставени подробностите „Счетоводна сметка“ и „ДДС счетоводна сметка“, които се попълват автоматично, ако в системата са конфигурирани счетоводни сметки на артикули (статия как да ги настроите -).

Ако към отчета за разходите е приложена фактура, тогава трябва да поставите отметка в квадратчето „Представена фактура“, да посочите датата и номера на фактурата в съответния ред подробности и при извършване на авансов отчет системата автоматично ще генерира „Фактура получен” документ. Същият механизъм за генериране на получената фактура е предвиден в раздела „Продукти“.

След публикуване документът ще генерира транзакции:

От документа можете да генерирате и разпечатате формуляр АО-1 „Авансов отчет”:

Така в програмата 1C счетоводство 8.2се въвеждат предварителни отчети.

Видео урок:

Под отчет (или) подсчетоводство - какво е правилното име за средствата, издадени на служителите за решаване на определени производствени проблеми? Как се изготвя предварителен отчет? Възможно ли е издаване парични сумиза докладване на трети страни? Отговори на всички тези въпроси ще намерите в тази статия.

На кого могат да се издават суми за отчет?

За да разреши всякакви производствени проблеми, работодателят може да даде пари на своя служител. Тъй като служителят трябва да осчетоводи тези средства, като представи авансов отчет на работодателя, се счита, че те се издават на сметка.

До 2014 г. беше прието, че пари в брой трябва да се получават само от касата на работодателя и само неговите служители на пълен работен ден могат да правят това.

От 2014 г. ситуацията се промени:

• Работодателите имат възможност да издават парични суми по сметка безналични чрез прехвърляне на банкова карта на служител (неговата лична сметка). Това потвърдиха от Министерството на финансите в свое писмо от 25 август 2014 г. № 03-11-11/42288.
• Сега отговорните лица могат да работят и на свободна практика граждански договори. Те също така се наричат ​​служители в параграф 5 от Директива № 3210-U на Банката на Русия от 11 март 2014 г.

Също така би било полезно за работодателя да създаде списък на лицата, които могат да получават парични суми по сметка. Такъв списък се утвърждава със заповед на ръководителя на предприятието или се предоставя в счетоводна политика.

Лицата, получили пари по сметка, трябва да съставят авансов отчет за сумите, които са изразходвали, както и да предоставят първични документи, доказване на разноски. Това правило остава непроменено.

Счетоводител проверява отчета за разходите

• Краят на периода, за който са му дадени пари в брой. Посочва се или в заявлението на лицето за издаване на средства по сметка, одобрено от управителя, което до 19 август 2017 г. беше единственият документ, даващ право на получаване на пари, или на разположение на управителя, от 19 август, 2017 г. (Директива на Банката на Русия от 19 юни 2017 г. № 4416-U ), който се превърна в независим документ, въз основа на който могат да се издават отчетни суми.
• Връщане на отговорното лице от командировка, връщане на работа след отпуск или болест, ако през този период е изтекъл срокът за подаване на отчета.

Заявлението трябва да има виза от ръководителя на предприятието за разрешение за издаване на парични суми по сметка.

Предприятието има право да определи свой собствен срок за представяне на авансови отчети в счетоводния отдел. Трябва да бъде отразено във вътрешни местни актове, например във вашите счетоводни политики или наредби за командировки.

Авансовият отчет се съставя от отговорното лице във формуляр AO-1. Можете също така да използвате формуляр, независимо разработен и одобрен от предприятието. Не трябва да противоречи на изискванията на Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ относно задължителните данни на първичния счетоводен документ.

включено задната странаВъв формуляра за отчет AO-1 служителят изброява направените от него разходи ред по ред, като посочва подробностите за оправдателните документи и сумите. Подкрепящите документи са необходими за всяка от линиите и могат да бъдат представени от всякакви документи, съдържащи индикация за факта на плащане за тях.

Можете да изтеглите формуляра за предварителен отчет на нашия уебсайт, като използвате връзката „Унифициран формуляр № AO-1 - Авансов отчет (изтегляне)“ .

Счетоводителят проверява коректността на сумите, вписани в авансовия отчет, съгласно представените разходооправдателни документи и, ако е необходимо, ги разделя и въвежда фактури счетоводство. Лицевата страна на отчета също се попълва от счетоводителя. На отговорното лице се дава разписка за откъсване, потвърждаваща подаването на авансов отчет.

Неизползваните отчетни суми трябва да бъдат върнати от служителя в касата на фирмата. Ако обаче служителят не е върнал остатъка от неизразходваните средства съгласно представения авансов отчет, от 19.08.2017 г. това не служи като основание да не му се издават пари за редовни разходи.

В случай на оправдан преразход (служителят е изразходвал повече от издаденото и това е било съгласувано с ръководителя), сумите се възстановяват на отговорното лице. Общо отчетът за разходите трябва да има 4 подписа: на отчетното лице; счетоводителят, който е проверил отчета; главния счетоводител и управителя, който го утвърждава.

Можете да видите пример за попълване на предварителен отчет в материала „Образец за попълване на предварителен отчет през 2019 г.“ .

Осчетоводяване на авансови отчети

Нека разгледаме някои счетоводни записи за осчетоводяване на авансови отчети.

Пример

Zagadka LLC, срещу отчет от касата, даде на своя служител парични средства в размер на 50 000 рубли. за бизнес разходи (закупуване на строителни материали). Авансовият отчет е подаден от служителя в определения от предприятието срок, разходите са документирани. Служителят е похарчил 38 000 рубли, включително ДДС от 5797 рубли. Останалите парични средства са върнати в касата на дружеството.

В счетоводството ще бъдат направени следните записи:

• Dt 71 Kt 50 - издаване на сумата от 50 000 рубли от касата за отчитане на служител по разходен касов ордер.
• Дт 10 Кт 71 - капитализират се придобитите от подотчетното лице строителни материалисъгласно известието за доставка в размер на 32 203 рубли.
• Dt 19 Kt 71 - ДДС, разпределен върху закупени материали в размер на 5797 рубли.
• Dt 50 Kt 71 - средства в размер на 12 000 рубли, неизползвани от отговорното лице, са върнати в касата на предприятието съгласно касовия ордер.
• Dt 68 Kt 19 - ДДС в размер на 5797 рубли. приети за възстановяване от бюджета (ако има фактура от доставчика и сумата на ДДС е разпределена на отделен ред в касовия апарат/касовата бележка, приходен ордер).
• Dt 91 Kt 19 - ДДС в размер на 5797 рубли. се отписва като други разходи на предприятието (в случай че не може да бъде прието за възстановяване от бюджета поради липса на фактура).

За повече информация относно правилата за отразяване на ДДС върху авансови отчети, прочетете статията „Процедурата за отразяване на ДДС върху авансови отчети в счетоводството“ .

Резултати

Предварителният отчет е обобщена информация за приходите на служителя. пари в брой, изразходваните суми от тези средства и оставащия неизползван остатък от пари (или преразход). Всяка от изразходваните суми се потвърждава от собствен оправдателен документ, въз основа на който счетоводителят прави надлежното счетоводен записили осчетоводяване, ако сумата изисква разбивка (например при разпределяне на ДДС или разделяне на сумата, платена едновременно за материали и услуги).